若手こそ自宅PCにOfficeを入れるべき理由

マイクロソフトのサブスクが働き方を変える

2020年4月22日、マイクロソフトのサブスクリプションサービス「Office 365」は、「Microsoft 365」へと名称変更された。その中でも今回お伝えしたいのは、個人ユーザーにとっての変化だ。「Office 365 Solo(ソロ)」から「Microsoft 365 Personal(パーソナル)」に変わっただけでなく、新たな機能も続々と追加されているのだ。副業をしている人やフリーランスの人にとっては、劇的に仕事を効率化できる「武器」になるだろう。とりわけ、これからの変化の激しい時代を生き抜かなければならない「若者」にこそ手にしてほしい武器だ。

8000種の写真素材が自由に

まずWord、Excel、PowerPointなどのOfficeアプリの進化を、いわゆる「買い切り型」と「サブスク型(Microsoft 365 Personal)」で比較してみよう。

買い切り型の永続ライセンスは、2019年1月に発売された「Office 2019」が最新版だが、日本マイクロソフトの酒井淳大氏によれば、サブスク型のMicrosoft 365 Personalは随時バージョンアップを遂げているために、買い切り型との機能面の差は日に日に開いているという。

「毎月のように新しい機能が追加されています。Office 2019が発売されてからまだ1年半ですが、できることが格段に増えました。正直なところ私たちマイクロソフト社員も追いきれないほどのスピードで進化しています」

サブスク型は新しい機能が続々と追加されるため、買い切り型との「機能のラグ」は時間が経つほど増えていく。またサブスク型でしか使えない機能もある

酒井氏の言葉を実感できるのが、企画書などの資料作成時だ。例えばPowerPointを使う場合、効果的な写真や図版をどうやって選ぶか、そしてそれをいかに配置するかに頭を悩ませる人は多いだろう。とくに、写真選びには面倒な問題が付きまとう。時間をかけてネット検索をして候補写真を集めても、解決できないのが著作権だ。

これはデリケートな問題で、プレゼンのようなクローズドに近い場でも著作権を気にする人はいる。逆に言えば、「この写真、権利関係クリアしていますか」と問われたときに、自信を持って回答できることは信用につながるだろう。

Microsoft 365 Personalならば、そうしたことに気をもむ必要は一気になくなる。PowerPointやExcel、WordといったOfficeアプリ内から、8000種以上のストックフォトに直接アクセスできるからだ。ストックフォトはゲッティイメージズが提供している上質なもので、Officeアプリ内でそのまま使用可能だ。

カテゴリ別に分けられ、もちろん検索も可能。質の高い写真で企画書はグッと洗練される。しかも、著作権の問題がクリアされた写真だから安心だ
上のスライドは、写真を選んだだけで自動で配置してくれる「デザインアイデア」を使ったもの。仕事の効率化に一役買うだろう

このような作業は、会社のアセットが活用できるときは何気なく行っていても、個人利用となると一気にハードルが高くなるところ。1点数百〜数千円する写真を、副業やフリーランスの資料作りでいくつも入れられることは、相当の強みになる。

さらに出色なのは「人物の切り絵」。背景が透過なので、画像と組み合わせれば”動き“のある資料を簡単に作ることができる。こうした画像を配置するときも、レイアウトの候補を複数表示してくれる「デザインアイデア」機能が活用できるので、余分なコストをかけることなく、迅速に魅力的な資料が作成できるというわけだ。

資料作成は「複数人で同時に」が当たり前に

先に挙げた画像に関する機能だけでも、効率的で生産性の高い仕事を可能にすることがわかるMicrosoft 365 Personal。しかし、その真価が発揮されるのは、ほかの人と共同作業をするときだ。Microsoft 365 Personalの進化した機能は、今までのPC作業の常識を変えつつある。前出の酒井氏は、マイクロソフト社内の仕事のスタイルも変えたと明かす。

「複数人数で、1つの資料を『同時作成』することが当たり前になりました。同じページの中でも、『この数字は詳しいあの人に記入してもらう』などと役割分担がスムーズになりましたし、Officeアプリ内でのメンション機能やクラウドサービスでの同時編集機能を活用することで、スピードがアップしただけでなく、より多くの情報を整理した状態で得られるようになっています」

コラボレーションを簡単にして、より短い時間で成果を出す。つまり、生産性を上げることで、アイデアを簡単に形にしやすくなってきているという。これは、マイクロソフト社内だけのことでも、企業一般だけのことでもなく、Microsoft 365 Personalを持つすべての人が享受できるメリットだ。

これまでなかなか一歩を踏み出せなかった副業やフリーランスも、強力な「武器」を活用することによって一気にハードルを下げられることを意味するだろう。では具体的にどういった効果が期待できるのか、2つのケースを紹介する。

CASE1:スキマ時間の有効活用で副業が容易に

近年、転職することが当たり前の時代になり、自身の価値を高めるために、副業をする人も増えてきている。ただし、本業を持ちながら空いた時間で価値を生み出すのは、意識を高く持ち、効率を上げないと難しい。

まず副業で活用しやすいのは、OneDriveだ。1つのアカウントで複数のデバイスからクラウドデータにアクセスできるために、必要なファイルをいつでも編集できる。例えば、通勤時間やランチタイムなどのスキマ時間に、制作途中のWordやPowerPointの資料に手を加えることもできる。

しかも、Word、Excel、PowerPointにはプレミアムテンプレートという、質の高い雛形が用意されている。個人での資料作りにもスタートダッシュが可能だ。発注先企業から、その資料のコメント欄にフィードバックをもらえば、効率はますます高まるだろう。最近加わった機能として、音声入力もある。歩きながら思いついたことをテキストデータとして記録することもでき、さまざまなシチュエーションで効率化を支援してくれる。

副業をこなすには仕事の効率化や生産性向上が必須だが、その方法は人それぞれだ。Microsoft 365 Personalにはさまざまな機能があるので、自分に合った機能を実践していくといいだろう。

CASE2:マネジメントも可能なフリーランス

次は、フリーで仕事をする人を考えてみたい。

企画から取材、編集して納品までするようなフリーの編集者の場合、ライター、デザイナーやカメラマンといった多職種と連携してコンセンサスを得ながらよりよいコンテンツを作らなければならない。そんなときにもOneDriveでの作業は効率を一気に高める。

複数人で資料を作成するようなシチュエーションでは、前出の酒井氏が語るように、1つのファイルについて同時に手を入れられるので、タイムラグもなくどんどん資料が改訂されていく。改訂版が複数できてしまって混乱する、というようなこともなければ、改訂してメール添付してさらにそれを次の人に……、ということをする必要もない。

一方で、やっぱり前のアイデアに戻したいというときも、もちろん記録は残されているので安心だ。また、資料作りだけでなく、ブレストのようなアイデア出しにも活用できるだろう。

さらにいえば容量が1TBと大きいため、写真などを含む複数案件の資料や素材を保管できる。プレーヤーとしてのみならず、マネジメント的な要素を持つポジションの人でも管理が簡単だ。テクニカルサポートが無料で何度でも利用できるのも、組織に頼れない場合にはありがたいサービスになるだろう。「印刷設定」のような基本的な話から、Excelの「セルの装飾方法」など具体的な話も寄せられているので、安心して使えそうだ。

キャリアアップに月1000円の投資を

そのほか、誰にとっても注意すべきなのは機密情報の管理だが、OneDriveにはよりセキュリティレベルが高い2段階認証フォルダ「個人用Vault(ボルト)」がある。仕事の情報だけでなく、自分のパスワードやパスポート番号を保存しておくといった使いみちがある。スマホに個人情報を入れることに二の足を踏んでいる人にはありがたい機能だろう。

「Microsoft 365 Personalをご購入いただいた理由でダントツに多いのが『最新の機能が使えること』」(前出・酒井氏)と、ユーザーが認識しているように、サブスクリプション型サービスの魅力は、時代の変化に対応し最新機能がつねにアップデートされることだ。今後もビジネス環境が変われば、それに合わせた「武器」が手元に届くことになる。年額1万2984円(税込)と、月1000円ちょっとの価格で得られるベネフィットとしては十二分だろう。

現代のビジネス環境は予測不能な時代に突入し、一方ではつねに効率化も求められる。それは経営層はもちろんのこと、若手のビジネスパーソンでも同じだ。自分を磨き、自分を強くするための自己投資は惜しまず続けたいところだ。

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