テレワーク｢今だけにさせない｣が正解のワケ ｢Microsoft Teams｣を使って取材してみた
「リモート」にまつわるセキュリティーを一括で管理
――本日はよろしくお願いいたします。「Microsoft Teams」での取材は初の試みですが、滑らかな映像とクリアな音質に驚いています。
山崎 映像と音質については、日々改良に取り組んでいます。とりわけテレワーク時代に重要なのは“インターネットの帯域問題”です。都心部やマンションなど住まいのインターネット環境によっては、帯域が不足してしまい、映像が乱れたり音声が途切れたりするケースもあります。帯域に左右されず、より快適に「Microsoft Teams」を活用していただけるよう開発に注力しています。
実際にツールを活用しながら、取材を進めさせてもらった
――なるほど。「録音」や「ノイズ抑制機能」など、オンライン会議に役立つ機能も充実していますね。
山崎 「録音」はオンライン会議の様子が動画としてそのまま記録される機能で、雰囲気も含めた会議全体の様子を振り返ることができます。最近発表された「ノイズ抑制機能」は、話し手の声以外のノイズ音がカットされる機能で、例えば在宅でパートナーと会議の時間が重なってしまったときなどに有効です。
また「Microsoft Teams」は「Web会議・通話・チャット・ファイル共有」の4機能を併せ持ったツール。先に挙げた機能はもちろん、WordやExcelなどのファイルを「Microsoft Teams」で共有すれば、会議を行いながら共同編集することが可能になります。これにより、素早い合意形成と意思決定、作業時間の短縮を同時に実現できます。
――情報漏洩のリスクやセキュリティー面の対策はいかがでしょうか？
山崎 「Microsoft Teams」は、米国の政府機関でも導入されており、セキュリティーレベルは極めて高いです。例えば先ほどの録音機能はホストしか設定できませんし、会議参加者全員に録音されていることが通知されます。外部とのテレビ会議開催も、「営業部門はOKだが、法務部門はNG」といったような制限をかけることが可能です。
また「Web会議・通話・チャット・ファイル共有」の4機能を併せ持っているため、暗号化や監査などのセキュリティー対策を一括して行える点も魅力です。「Microsoft Teams」経由でやり取りしたデータは暗号化して保存されるため、プライバシーやセキュリティー基準が高く、機密性を重んじる企業様にも安心してご活用いただけます。
「電話対応のための出社」がなくなる
――テレワーク向きのツールが数多くリリースされていますが、1ツールでコラボレーションが完結する「Microsoft Teams」は、利用と管理、双方の観点から見ても利便性が高いのですね。
山崎 場所を選ばずに働くうえで必要な機能を1ツールにまとめる点には、開発初期からこだわってきました。というのも、連携していない複数のツールを使ってコラボレーションを実現させようとすると、作業が分断されるなど、非効率が発生してしまうからです。リモートでも意思疎通する速度を速め、業務の生産性を向上させるには、シームレスな作業環境が欠かせません。
――2019年8月からは、「Microsoft Teams」に音声通話サービス「UniTalk（ユニトーク）」の機能が追加されました。
山崎 2020年4月の緊急事態宣言以降、在宅勤務が加速する中で、代表電話をクローズし、お客様との接点が失われてしまうケースが散見されました。「UniTalk」であればパソコンやタブレット、スマートフォンから固定電話番号での発着信が可能。場所と時間に縛られず代表電話に対応できるようになります。
緊急事態宣言によって業務プロセスが見直されるようになりましたが、今後はテレワークに適応しない部分がますますあぶり出されるでしょう。現在、ハンコ文化の見直しとペーパーレスの推進が加速していますが、「電話対応のために出社する・させる」のもカルチャーの問題。「UniTalk」を導入することで、企業のマインドセットにも変化が期待できると思います。
テレワークは経営戦略を見直す契機になる
――貴社は以前から、テレワーク推進はもとより、働き方の見直しに積極的に取り組まれています。テレワークを「今だけにさせない」メリットについてお聞かせください。
山崎 まずは事業継続の観点で、非常時だけでなく、常日頃からテレワークができるよう業務プロセスを整えていくことが必要です。一気に全社員をテレワーク対象にするか、出社させるかの2択で身動きが取れなくなってしまうといった話も耳にしますが、まずは少人数や部門ごとにローテーションを組んで、1日1時間でもいいので試してみることが重要です。
――テレワークは有事の導入効用にとどまらず、経営改善・業務プロセス改善のきっかけにもなるということでしょうか。
山崎 まさにそのとおりです。テレワーク導入を通じて業務プロセスの見直しを行うことで、慣習的に行っていた業務に意味や価値があるのか、優先度はどれくらいなのかといった棚卸しをすることができます。
企業によってはテレワークを契機に、社員の評価方法を見直す必要があるでしょう。例えば、テレワーク導入と同時に、社員が働いている様子を監視するシステムを作りたいという要望をよく耳にします。しかし働いている姿が見えないからと一日中テレビ会議をつなげ、頻繁に業務報告を行っていては、作業も途切れ途切れになるうえ、管理も立ち行かなくなります。基本的には社員の主体性に任せ、仕事のアウトプットで評価することが望ましいのではないでしょうか。
従来どおりの評価や管理に意味があるのかという検討も含め、業務プロセス全体を見直すことが、人的リソースの最適化や経営戦略の刷新につながるはずです。
