戦略・改革の発想がない「総務」は生き残れない

「オフィス移転」をきっかけに改革ができるか?

労務管理、オフィスの引っ越し、行事の運営、契約関係の整理……、企業によってもその「守備範囲」は異なるだろうが、総務部の仕事は多岐にわたる。そのため、各部門や経営層からの依頼を「こなす」ことに慣れてしまう人も多い。だが、組織に属する一人ひとりの働きが企業を成長させることは言うまでもないだろう。例えば、「オフィス移転」1つとっても、その目的を明確にすることであり方が変わってくる。

企業の移転は、「人員増が要因」ではない

成長企業に引っ越しはつきもの、とはよく言われる。事業の急速な拡大に伴って人員も増大し、より広いオフィスに移転しても、早晩、また手狭になってしまう。そうしたことから企業がオフィスを移転する目的は、社員数増加への対応だとされてきた。だが、最新の調査によってその「常識」に疑問が呈されている。

世界有数の不動産総合サービス会社のジョーンズラングラサールが、2019年12月に日経BPコンサルティングの協力のもとに行った「オフィス改革等に関する調査」では、オフィス移転の目的について聞いたところ、上位に入ると思われた「社員数増加への対応」という回答が5位に沈んでいるのである。

ならば企業は今、何を目的にオフィスの移転をしているのだろうか。その答えは、「社員の労働環境の改善」だ。オフィス改革と言い換えてもいい。

そして、「オフィス改革における課題」を聞いた設問では、「費用をかけられない」ことを挙げた回答が群を抜いて多いことも見逃せない。だが、費用をかけずにオフィス改革などできるはずもない。とすれば、企業の総務部門はこの問題にどう対処すればいいのだろうか。

1つの選択肢となるのが、アウトソーシングだ。外部に依頼するため、もちろん費用はかかるが、もし組織の効率化とセットにした「改革」と合わせて考えればどうか。つまり、アウトソーシングにより効率を上げることで、費用以上のリターンを得ることも可能なのだ。

例えば、ある中堅エンターテインメント系企業では、不動産コンサルティングを活用することによって4年間で5億円超のコスト削減を実現した。また、ある大手電機メーカーは総務・施設管理全般のアウトソーシングサービスを依頼し、9年間で実に約70億円に及ぶコスト削減効果を出している。

総務の仕事は決して「雑用」ではない。多岐にわたる仕事をフックとして、さまざまな戦略を立てて改革を実行する部署なのだ。まずは上記調査についてまとめた無料PDF「『オフィス改革』を軽視する企業が生き残れない理由」をダウンロードして、現在位置を確かめてほしい。

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※調査対象は、企業の経営企画系部門や総務部門、財務部門の勤務者。オフィスについての関心や取り組みなど幅広いテーマについて、500件の有効回答を集め、インタビューも実施した