目からウロコ「PDFの新機能」が超便利

「見るだけ、固めるだけ」ではもったいない!

PDFを「見るだけ」、「ファイルを固めるだけ」に使っているのはあまりにもったいない
仕事で、PDFを使っている人は多いだろう。「PCで見ても、スマホで見てもレイアウトが崩れない」から、もはや仕事に欠かせないものになっている。けれど、PDFを「見るだけ」あるいは「ファイルを固めるだけ」のツールと思っていないだろうか。最近では新機能も追加されて、ますます使いやすくなっている。ここでは、すぐに役立つ超便利機能をわかりやすく紹介する。

PDF(Portable Document Format)は、米アドビシステムズ(以下、アドビ)が開発したファイル形式である。大きな特長は、WindowsやMac などのOS、PCやスマホといったデバイスが違っても、文書や画像を同じ状態で確認できること。印刷するときも、画面に表示されているとおりに出力することができるので、仕事に欠かせないツールとなっている。

しかもPDFは、2008年にISO(国際標準化機構)の標準規格の一つになっていて、仮にアドビがサービスを終了したとしても、PDFの文書が見られなくなるなんてことがない。だからPDFは、行政機関の申請書のような重要書類をはじめ、企業などでも幅広く使われている。

PDFを作成するには「Adobe Acrobat」というソフトが必要だが、誰でも無料でファイルを開いて見たり、つくることができる。PDFになじみがあっても「見るだけ、固めるだけ」というビジネスパーソンが多いのは、そこに理由があるのかもしれない。だが、有料版でPDFを編集できると、その便利さはケタ違いだ。料金もかなりリーズナブルだから一度使ってみることをおすすめする。

クラウド上で簡単に共有、レビューができる

何より、それだけの価値がある。2018年10月に機能がアップデートされた最新バージョンでは、スマホやタブレットを含めて、チームでPDFの共有ができるようになりいっそう便利になった。

たとえば、チームのメンバーで意見を出し合いながら、プレゼンテーション資料を作成する場合を考えてみよう。よくあるのは、メールにプレゼンテーション資料を添付して、それぞれの意見を書き込んでいくケースだ。これだと、全員の意見の取りまとめに手間と時間がかかるし、どれが最新版のファイルなのかわからないなんてことが起こりかねない。

画像を拡大 PDFを共有したり、レビューを依頼する際は、「ファイルのレビュー」にチェックを入れて、共有するだけ

一方、最新の「Adobe Acrobat DC」なら、「共有」ボタンをクリックするだけで、簡単にクラウド上でファイル共有が可能になる。レビューを依頼する際は、「ファイルのレビュー」にチェックを入れて、共有するだけ。文書への注釈はもちろんのこと、チャットのようにリアルタイムに意見を交わすこともできるから、面倒なメールのやり取りがなくなり、レビューの時間を大幅に減らすことができる。

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