PDF（Portable Document Format）は、米アドビシステムズ（以下、アドビ）が開発したファイル形式である。大きな特長は、WindowsやMac などのOS、PCやスマホといったデバイスが違っても、文書や画像を同じ状態で確認できること。印刷するときも、画面に表示されているとおりに出力することができるので、仕事に欠かせないツールとなっている。
しかもPDFは、2008年にISO（国際標準化機構）の標準規格の一つになっていて、仮にアドビがサービスを終了したとしても、PDFの文書が見られなくなるなんてことがない。だからPDFは、行政機関の申請書のような重要書類をはじめ、企業などでも幅広く使われている。
PDFを作成するには「Adobe Acrobat」というソフトが必要だが、誰でも無料でファイルを開いて見たり、つくることができる。PDFになじみがあっても「見るだけ、固めるだけ」というビジネスパーソンが多いのは、そこに理由があるのかもしれない。だが、有料版でPDFを編集できると、その便利さはケタ違いだ。料金もかなりリーズナブルだから一度使ってみることをおすすめする。
クラウド上で簡単に共有、レビューができる
何より、それだけの価値がある。2018年10月に機能がアップデートされた最新バージョンでは、スマホやタブレットを含めて、チームでPDFの共有ができるようになりいっそう便利になった。
たとえば、チームのメンバーで意見を出し合いながら、プレゼンテーション資料を作成する場合を考えてみよう。よくあるのは、メールにプレゼンテーション資料を添付して、それぞれの意見を書き込んでいくケースだ。これだと、全員の意見の取りまとめに手間と時間がかかるし、どれが最新版のファイルなのかわからないなんてことが起こりかねない。
一方、最新の「Adobe Acrobat DC」なら、「共有」ボタンをクリックするだけで、簡単にクラウド上でファイル共有が可能になる。レビューを依頼する際は、「ファイルのレビュー」にチェックを入れて、共有するだけ。文書への注釈はもちろんのこと、チャットのようにリアルタイムに意見を交わすこともできるから、面倒なメールのやり取りがなくなり、レビューの時間を大幅に減らすことができる。
さらに、Webブラウザでも利用できる点がすごい。相手が「Adobe Acrobat DC」ユーザーでなくても共有や注釈、コメントなどができるのだ。メンバーの1人が「Adobe Acrobat DC」を使っていれば、ほかのメンバー、さらには取引先、顧客などとレビューができるのはもちろん、出張中の上司にスマホでレビューを依頼することも簡単にできる。
ペーパーレス化、リモートワークとの相性も抜群
いま、多くの企業が「働き方改革」に取り組む中で、在宅やサテライトオフィスなどでのテレワークを導入する企業も増えている。その点でも、PDFの活用の場が広がっている。
もともとPDFは「Word」、「Excel」、「Outlook」、「PowerPoint」など、「Microsoft Office」と相性がいい。「Adobe Acrobat DC」を利用していればボタン一つでPDFに変換できて、ボタン一つで元のファイルに戻せる。さらに最新の「Adobe Acrobat DC」では、iOSのタブレット端末でもPDFの編集ができるので、いつでも、どこでも、環境を選ばない働き方を実現できるというわけだ。
たとえば、紙でしか存在しない文書も、スキャナーで読みこんでPDFにしておけばOCR機能でテキスト認識できるようになり、編集はもちろん、キーワード検索も可能になる。
企業に根強く残る紙の文書と言って思い出されるものの一つに稟議書がある。一枚の紙を回してハンコを押しながら確認していては、決裁が下りるまで時間がかかる。承認する人が不在にしていると、稟議のフローが止まってしまうなんてこともざらだ。だが、「Adobe Sign」機能を使えば、承認する人がどこにいてもPCやスマホで素早く署名することができる。
この「Adobe Sign」機能を使えば、これまでペーパーレス化が難しいといわれてきた契約書も電子サインを使って簡単に依頼、収集することが可能だ。署名は法的にも有効で、文書はクラウド上に安全に保管されるので安心であり、印刷や郵送、印紙代も不要とコスト削減にも効果的である。
クラウド上にPDFをアップすると言うと「セキュリティは大丈夫か」と心配する人もいるだろう。もちろん、そのあたりもしっかりと配慮されている。まずPDFそのものが、「見ることはできるが編集はできない」「パスワードを入力しないと見ることができない」など、編集や閲覧の制限を文書ごとに細かく設定できるようになっている。
しかも、アドビではソフトウエア製品の提供やドキュメントなどの保管に「アマゾン ウェブ サービス（AWS）」を利用している。「AWS」は国内外の政府機関や金融機関も採用するほどの堅牢性で定評がある。「Adobe Acrobat DC」も同サービスを利用しており安心だ。
ビジネスパーソンにとって身近なPDFだが、その機能はつねに進化している。一歩進んだ使い方で、自分の仕事、部署の仕事を一度見直してみてはいかがだろうか。
