神谷昌克氏（人財戦略部 ワークスタイル変革推進グループ グループ長）
西村直人氏（人財戦略部 ワークスタイル変革推進グループ マネジャー）
トップのコミットメントで働き方改革を推進
日本航空（JAL）がワークスタイル変革に着手したのは2015年。社長の植木義晴氏の強いコミットメントのもと、「誰でも活躍できる生産性の高い職場」を目指し、さまざまな施策が進められていた。
具体的には、ワークスタイル変革の実現に向けたシナリオとして、自席以外でも仕事ができるフリーアドレス化、打ち合わせスペースの創出、テレワークの導入などを実現してきた。
「『時間』と『場所』のフレキシビリティを高めることが重要だと考えています。特に『場所』のフレキシビリティについては、14年から在宅勤務を導入し、現在はどこでも仕事ができるテレワークへと進化させています」と話すのは15年に設立されたワークスタイル変革推進グループのグループ長の神谷昌克氏。
場所にしばられない働き方を実現するために、間接部門約4000人の社員の固定電話を廃止し、スマートフォンに置き換えた。通話は内線電話ソリューションのオフィスリンクを利用。日本全国どこにいても通話ができる仕組みにした。
「そこでカギになるのが電話帳管理システムです。社員にとって使い勝手がよく、管理コストが抑えられるものを探していたところ、出合ったのが、NTTテクノクロスのProgOffice Enterprise（以下、ProgOffice）でした」と神谷氏は話す。
ほしい情報に簡単アクセス管理コストも削減できる
ワークスタイル変革推進グループのマネジャー西村直人氏は「それまでPCの電話帳管理システムを使っていました。スマートフォン版になって、『前のほうがよかった』と言われるようでは意味がありません。検索性や応答性が優れており、ITに詳しくない社員でも簡単に使える点も、ProgOfficeを選んだ大きな理由です」と語る。
社内電話帳にはグループ内の約4万5000件の電話帳データが記録されているが、ProgOfficeなら氏名、部署名、担当業務の一部を入力するだけで対象の社員が即座に検索できるという。
IT運営企画部 海外IT・コミュニケーション基盤グループの城戸克也氏は、「弊社は、社内電話帳にActive Directoryをイントラネットで利用しています。ProgOfficeをこれと連携させることで、新たに電話帳のデータ作成する必要がなくなります。また、データの変更や追加をしても常に最新のデータを利用できます」とそのメリットを語る。実際に、同社では1週間おきに社内電話帳を更新しているという。
神谷氏は「15年以来、年次有給休暇の取得率の向上や時間外労働時間の削減など、着実に成果が出ています。今後はさらに意志決定を早め、新たな価値を創造できるような取り組みを進めていきます」と力を込める。
JALではこうした意識改革や基本インフラ整備を進め、東京都の時差Biz推進賞の2017年度「ワークスタイル部門」での受賞や厚生労働省輝くテレワーク賞の2017年度「特別奨励賞」を受賞。着実に「働き方改革」を推し進めている。
働き方改革を支援する新バージョンの発売を開始
JALが選んだProgOfficeは、社内外の電話帳情報をはじめとして、メールやスケジュールなど、ビジネスに必要な情報を集約し表示できるツールである。
ビジネスソリューション事業部
第二カンパニー
アシスタントマネージャー
田中 慎一
開発元であるNTTテクノクロス ビジネスソリューション事業部 第二カンパニー アシスタントマネージャーの田中慎一氏は「Office 365やG Suiteなどのクラウドサービスと柔軟に連携できるのが大きな特徴です」と話す。
さまざまな情報を電話帳に集約表示できるわけだ。個々に電話帳を作成し管理する必要がないので管理コストを大幅に削減できる。セキュリティについても、ID・パスワードによる認証に加えて、端末認証など多要素認証で強力なセキュリティを実現している。クラウドサービスなので端末にデータが残ることはなく、端末の紛失時などにも安心と言える。
ビジネスソリューション事業部
第二カンパニー
ディレクター
生駒 勝幸
新しいニュースもあるようだ。ディレクターの生駒勝幸氏は「17年12月から、働き方改革を支援する新バージョンを導入しました」と語る。
今回追加された機能は2つ。ProgOfficeに表示されるOffice 365のスケジュール状況を基に、相手の状況にあった最適な連絡手段が表示される。勤務時間外の場合には、連絡手段が制限されたり、時間外利用を確認する画面が表示される。利用者に時間外利用の気づきを与えるため、勤務管理の適正化に一役買う機能と言える。
もう一つがSkype for Businessのプレゼンス機能と連携して社員のリアルタイムの状況を知ることができる機能だ。「離席中」、「取り込み中」といった相手の状況や都合を電話帳に表示。テレワークなどで近くに相手がいなくても、相手の状況が分かった上で適切な連絡を選べるようになる。
「ツールの提供だけでなく、お客様の働き方改革を支援する仕組みをご提案できるのも当社の強みです。さまざまな企業の成功事例のノウハウもあります。まずはお気軽にご相談ください」（生駒氏）
働き方が多様化する昨今。従来の管理体制では多大な労力・コストを要してしまう。働き方改革が叫ばれる今だからこそ、業務効率化に取り組みたいところだ。
※ProgOfficeはNTTテクノクロス株式会社の登録商標です。その他会社名、製品名などの固有名詞は、一般に該当する会社もしくは組織の商標または登録商標です。
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ProgOffice Enterpriseとは
欲しい情報を1つの電話帳アプリに集約表示できるソリューション。
1つのアプリからさまざまなクラウドサービスと連携してコミュニケーションを円滑化し、「働き方改革」「組織の活性化」などをサポートする。
▶具体的な機能
・クラウド電話帳連携機能 Office 365、G Suite、Sansanなど ・クラウド連携機能 （メール、スケジュール連携など） Office 365、Skype for Business、G Suiteなど ▶社内電話帳と利用停止画面イメージ
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