企画書の優劣が、ビジネスの成否を大きく左右する
ビジネスパーソンにとって、企画書作成は必要不可欠な業務の一つであることは間違いない。
それに対して「企画書一つとってみても、業績向上につながるものもあれば、読んでもらえないようなものもあります」と語るのは、資料や企画書作成のエキスパート、三木雄信氏だ。
三木氏は27歳のとき、インターネット関連サービスを幅広く提供する大手企業の社長室長に就任。同社グループの創業者のもとで無数のプロジェクトに携わってきた。
「多くのエグゼクティブは分刻みのスケジュールに追われ、資料にじっくりと目を通す時間はありません。許された時間は10秒程度。大げさでなく、この10秒で勝負が決まります」
むろん、これは社内の経営幹部向け資料に限らない。顧客に提案する企画書であっても、見た瞬間に「面白そう」「興味深い」と感じてもらえなければ、相手の興味を引くことはできない。その時点で、企画書は読まれなくなってしまう。
では、成果につながる企画書にはどのような特長があるのだろうか。5つのポイントを挙げて、順に説明していこう。
三木氏は「プレゼンテーションの資料と企画書を同じように作る人がいます」と話す。
プレゼンテーション用の資料は脇役で、主役は話し手だ。一方、企画書に話し手はいない。主役は企画書そのものだ。
「作った本人の手を離れて、企画書自体が独り歩きすることも多い。むしろ、独り歩きすることを前提に作成するのが企画書ですから、伝えたいエッセンスを過不足なく入れなければいけません」
そのためには、企画書はA4一枚に簡潔にまとめ、必要であれば資料を添付するというスタイルにしたい。
悪い企画書の見本が、結論を後回しにしたもの。たとえば、自社の経営を取り巻く市場環境の分析に始まり、現状の改善点などを挙げて、ようやく企画内容の説明が始まる、というものだ。
「企画書の後半になって何を訴えたかったのかが理解できるようでは結論までが長すぎます」（三木氏）
そうなることを防ぐためには、結論を最初に伝えることが大切だ。その企画書でもっとも訴求したいことを、大きな文字サイズにしたり、色を付けたりするなどして目立たせるようにしたい。
説得力を出すために企画書に数字を入れることもあるだろう。
だが三木氏は「単に細かい数字を羅列するだけでは、逆に『読みにくい』と、敬遠される企画書になってしまうだけです。大切なのは数字の意味を伝えることです」と話す。
何のために数字を引用しているかが重要なのである。たとえば売上高の増加を伝えたいなら右肩上がりの棒グラフだけでも、その増加の様子は十分示せる。数字を入れるのは、直近の一箇所だけでいいのだ。
企画書の中には「だから？」という突っ込みを入れたくなるものも多いという。
「企画書の中に、意思がないのです。文字や数字が並んでいても、説明に終始していては意味がありません。企画に対する自分なりの評価を入れ、思いを伝えなければ、読み手は動かされません」（三木氏）
意見表明を避けることで中立を保ち、責任から逃れようとするビジネスパーソンもいる。だが、そんなスタンスでは何も前に進められない。
「カラーとモノクロでは情報量がまったく異なります。食品などでは新鮮さやおいしさを表現することも重要になるでしょう」（三木氏）
そう語る三木氏は罫線の太さや文字の背景の色敷きなども留意して企画書を作成するという。むろんそれは「どう表現すれば短時間で相手の心をつかめるか」をつねに意識しているからだ。
企画書の優劣を左右する
プリンターの役割とは
企画書の書き方がビジネスに大きく影響を与えるとなると、それを出力するプリンターの品質や機能にもこだわりたい。カラーを駆使していいグラフを作成し、どんなにキレイな写真を選んだとしても、プリンターの質が悪ければ、企画書の読み手には結局その良さが伝わらないからだ。
カラープリントの場合、質とともにコストも気になるところだが、プリントサービス『エプソンのスマートチャージ』であれば、その問題は解決できる。
『エプソンのスマートチャージ』の大きな特長は、機器の利用・保守サービス込で規定枚数までのプリントが月々5000円～の基本使用料金で利用できることにある。規定枚数を超過してもフルカラー1枚5円（いずれも税別）で、カラーを気兼ねなくプリントできるため、企画書のクオリティを高めることにつながりそうだ。また、月額基本使用料金の中に、インク代と保守サービスまで含まれているので、管理の手間も軽減できる。カラーで月々1000枚を5年間使用する場合、約100万円の節減効果が期待できるケース※もあるという。
「自分の手持ち用印刷にはモノクロを使っていましたが、これを気にせずカラーで出せるのはいいですね。それに、実際にいくつかの企画書をプリントしてみたところ、ほかのプリンターよりも青色がキレイに出ていましたし、罫線も非常にクリアに表現できました」と三木氏も納得の表情だ。
普通紙で600dpiという高画質印刷を保ち、1枚目から素早くプリントできるクオリティは、ビジネスシーンで使用するのに十分な画質と速度だ。
さらにビジネスのダウンタイムをつくらないメリットにも注目する。「お客様を訪問する直前にトナーが切れていてプリントできないといったことがないのは安心ですね」。
魅力ある企画書を作ろうと写真やグラフにこだわったとしても、プリンターに無頓着であればあまりにももったいない。表現を決める最後の“一手”まで抜かりなく準備しておきたい。
※A3カラーページ複合機「LP-M8040F」だと本体価格51.9万円、保守料金40.5万円、トナー代65.4万円の合計157.8万円が、エプソンのスマートチャージA3複合機フルカラーBプランでは60万円になる
