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さまざまな文書の電子化で
情報管理の新たな基盤を構築せよ

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「作成したバーコード付きの契約書を印字し、取引先に押印してもらった後にあらためて電子化するためにスキャンします。文書を作成した時点でバーコード内に作成時の情報が自動的に蓄積されており、人海戦術で属性情報を入力する手間がかかりません」と相原氏は利便性の高さを指摘する。工数削減に貢献するだけでなく、検索性を向上させることでデータ活用が進むなど企業が取り組む電子化のインセンティブも生まれてくるというわけだ。

市場の変化に追随できる柔軟性でビジネスを強力に支援

ほかにも「DocuMaker Office」には大きな特徴がある。それは、市場の変化に応じて自分たちで修正できるという柔軟性の高さだ。「契約書の更新や毎年官公庁に提出が義務付けられている書類など、その様式は常に変化するものです。それに伴って業務フローも変わるため、一般的な文書作成や帳票作成の仕組みでは、仕様変更が発生するたびにシステム会社に修正を依頼せざるを得ません。結果として、数百万規模のコストが必要なケースも少なくないのです。『DocuMaker Office』であれば、システムに詳しくない方でも容易に修正でき、最小限のコストで市場の変化に追随できる基盤が手に入ります」と経営的な側面でのメリットについて力説する。

さらに大きいのが、文書内の情報を有効活用できるという点だろう。一般的な文書管理基盤では、文書そのものがファイルで管理されているだけで、文書内の項目ごとに情報管理されているわけではない。「DocuMaker Office」であれば、情報を入力するフィールドがあるだけで、文書のフォーマットは従来から使ってきた紙のフォーマットそのものが活用できる。情報が再利用できる形で管理可能なだけでなく、これまで使ってきた申請書のフォーマットが使えるため、現場に混乱をきたすことなく従来の運用が踏襲できるようになるのだ。

たとえば、建設現場など日常的にPCを利用しないような現場においては、1人に1台PCがなかったりPCでの操作に時間や手間がかかったりすることもある。そこで、マークシートを「DocuMaker Office」で作成し、現場や社内でチェックしたマークシートをスキャンすることでデータ入力するといったことも可能であり、まさに文書作成からスキャン管理の機能すべてが網羅されている「DocuMaker Office」だからこその特徴だろう。

安全性と利便性を兼ね備えた高度な総合ドキュメントソリューションとして多くの業界で活用が期待されている「DocuMaker Office」だが、今後は業界ごとに必要とされる業務フローや書類のテンプレートをパッケージ内に用意し、少し手を加えるだけで自社専用のシステムとして使えるようにしていく計画だ。また「DocuMaker Office」は、たとえば建築業界での確認申請などこれから増えてくる電子申請にも柔軟に対応できる技術的な素地を持っているソリューション。医療業界で培ったノウハウを活かしながら、さまざまな業界に広く普及していくことが期待されている。

企業経営にデータを生かすのは今や当たり前の時代、単なる文書管理にとどまらない情報管理の新たな基盤作りに取り組んでみてはいかがだろうか。

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