これまで日本企業で行われてきた紙ベースでの非効率な経費精算業務が、早ければ来年1月から激変する。電子帳簿保存法（e文書法）の規制緩和によって、スマートフォンやタブレットなどで撮影された画像データを電子領収書として認め、紙の原本は破棄することが可能になるからだ。これによって、欧米に比べて遅れていた日本企業の間接費改革が大きく前進する。
クラウド型の経費精算ソリューションのパイオニアであるコンカーの試算によると、1人の社員が月に30分間、経費精算作業をすると仮定した場合、これがなくなるだけでも日本全体で年間約6000億円のコスト削減効果が見込める。そのためには、コストを可視化し、最適化する経費管理システムが必要だ。まさにコンカーが提供するサービス、「コンカー・エクスペンス」が、そのソリューションと言える。
間接費改革の決め手「コンカー・エクスペンス」
企業が「コンカー・エクスペンス」を導入すると、従業員は領収書をスマホなどで撮影して電子化し、移動中の隙間時間など、いつでもどこからでもアプリで経費の申請ができるようになる。経路検索アプリや交通系ICカード、コーポレートカードと連携させれば、入力が自動化され、金額の打ち間違いなども発生しない。上長も部下からの申請をスマホなどからワンクリックで承認できる。交通費から定期券の区間を自動控除したり、規定に反した申請にはアラートが発せられるなど、ヒューマンエラーを防ぐ仕組みも搭載されている。こうした事前チェックによってガバナンスは大幅に向上、経理部門の経費承認作業も簡素化されることで、経理部の人員を生産性の高い部門に再配置することも可能だ。しかも、個人や部門ごとに「見える化」された経費関連データの分析を通じて、頻繁に利用する店や航空便などについては値引き交渉するなど、経費の戦略的対策も可能になる。
「コンカー・エクスペンス」を導入した日本企業は、サイバーエージェント、ファーストリテイリング、野村ホールディングスなど大手グローバル企業を中心に、すでに520社を超えている。パートナー企業との協業により多様な顧客ニーズに対応しており、先日開催された「Concur Japan Partner Summit 2016」では、それぞれの得意分野を生かし、経理財務改革に尽力したパートナー企業が表彰された。
間接費改革を支援する多彩なパートナー企業
クレジットサービスを展開するクレディセゾンは、同社のコーポレートカードと「コンカー・エクスペンス」との連携実績で国内トップを誇る。コーポレートカードで経費を支払うと、利用データ連携により経費精算の入力作業が自動化されるのはもちろん、領収書の改ざんなどを防ぐことができて、ガバナンスの向上にも有効だ。そのため役職者だけでなく、全社員への導入も検討しやすい。このほか、カードの付帯サービスとして業務用品の購入、レンタカーの使用などについて法人レートの優待価格で提供するなど、企業側の料金値引き交渉の手間を省くことも可能である。
システム開発の大手、富士ソフトは自社で「コンカー・エクスペンス」を導入し、1万人規模の従業員の経費精算申請処理を行ったノウハウを基に、企業が「コンカー・エクスペンス」を採用する際の要件取りまとめから既存システムとの連携、マニュアル作成、トレーニングなど、利用者の目線に立ったきめ細かなサポートを実現している。導入後も、PDCAを回しながら運用の見直しを行って、理想の運用体制の構築にともに努めてくれる。導入支援実績ナンバーワンで、コンカーの機能を知り尽くした心強いパートナーだ。
コンカーにおいてアジア初となるBPOサービスを実現したNTTデータ・スマートソーシングでは、「コンカー・エクスペンス」をプラットフォームとし、経費管理のみならず、関連業務を顧客企業が一括してアウトソーシングすることを可能にする体制を構築。日本企業がコア業務へ資源を集中し、利益体質への転換を図るバックアップをしている。今後は、領収書を回収し入力、電子化して保存、原本保管、廃棄まで請け負うことも検討しているというから、外回りが多い社員を抱える企業には嬉しいニュースと言えるだろう。
こうしたシステム導入の際に最も気になるのが導入完了までの期間だが、通常なら導入まで数カ月かかる案件を、わずか1カ月で完遂させた実績を持つのがセゾン情報システムズである。コンカー専任のコンサルタントを自社で育成するという、そのコンサルティング力が大きな強みで、プロジェクト進行を円滑かつ着実にマネジメントするために専門のサポートチームを配置し、顧客企業と一体となって支援にあたる。万全のサポート体制で迅速なリリースを実現していることから、顧客満足度が非常に高いパートナーだ。
今後コンカーは、経費管理システムのみならず、ベンダー経費の管理を行う「コンカー・インボイス」と、本年より本格始動する出張管理システム「コンカー・トラベル」によって、日本企業の間接費改革を加速していく意向だ。生産性、ガバナンス、コスト削減という間接費にまつわる3大課題にソリューションを求めるなら、今すぐコンカーとパートナー企業に相談してみてはいかがだろう。
