3日の仕事が5分に?トヨタの「超段取り術」

仕事が速い人はここが違う!

トヨタの人は「2つの段取り」を意識的に使い分けています(写真:ロイター/アフロ)
仕事ができる人、早い人には「段取りがいい」という共通点があります。前回記事に続き、トヨタが考える「7つのムダ」についてご紹介しつつ、それらを取り除くトヨタ流のすごい段取りについて『トヨタの段取り』(KADOKAWA)よりご紹介します。

業務時間中、つねにバタバタしている……。そんな悩みを抱えている人は少なくないのではないでしょうか。それは、今やるべきことと、別のタイミングでもできることの区別をつけていないから、かもしれません。一部の作業をほかの人に任せるべきなのに、なんとなく自分ひとりで抱えこんでしまっている、という可能性もあります。

こうした問題をどう解決したらいいでしょうか。

この連載では、前回までは仕事における「7つのムダ」を切り口に、最終的に求められている質・量に集中するためのエッセンスをお伝えしてきました。具体的には、本当に必要な量・種類のみに集中し(「つくりすぎのムダ」の排除)、必要な質を見極め(「加工のムダ」の排除)、不要なものは持たない(「在庫のムダ」の排除)などでした。

今回は、個人や1つの業務の範囲内のみでの改善ではなく、周囲や仕事全体での視点を取り入れることで、より生産性をあげるためのコツをお伝えします。

まずは、チェックリストからやってみましょう。これに多くあてはまる人は要注意です。

☑複数の仕事の納期が集中して、仕事の忙しさが半端じゃない状態になる
☑仕事を進める際、順序よく進めていくタイプだ
☑プレゼンの時、基本的な質問に答えられず、内容を承認してもらえなかった
☑仕事の効率化というと、機械化だと思う
☑仕事はすべて自分でやりたいタイプ

究極の段取りを要求される「段取り替え」

今回ご紹介するのは、「段取り替え」の中で生み出されてきたノウハウです。「段取り替え」とは、トヨタにおいて、ある品種から別の品種へ生産の切り替えをする作業のこと。

段取り替えの最中は生産を止める必要があるので、付加価値を生みだすことができません。したがって、生産性の向上には段取り替えの最短化が不可欠であり、トヨタ自動車の現場でも長年にわたって段取り替えの時間短縮に知恵が注がれてきました。

極力短い時間で必要なことをやりきるという点で、「段取り替え」のエッセンスは幅広い場面で応用可能です。

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