イラッとするメールを書く人が知らない作法

遠回しな言い回しだと受け手は戸惑うだけだ

「どうしろって言うんだよ!」という受け手の声はなかなか届きません(写真:PIXTOKYO / PIXTA)
「ビジネスメール」は、新社会人の大きな悩みの種。学生時代、友達にLINEを送るのとは勝手が違い、上司や取引先にメールを書くとき、「正しく伝わるか」「相手を不快にさせないか」と不安を抱く人も多いはず。
実際、役職者たちを対象にした調査では、「仕事でメールを受け取って、不快に感じた」人が4割以上という結果が出ています。そして、役職者がいちばん不快に思うのは「文章があいまい」なメール。『イラッとされないビジネスメール 正解 不正解』の監修者、平野友朗氏が「あいまい」なメールの改善点を説きます。

 

新年度が始まり、早くも2カ月が経ちました。新社会人の方の多くは新人研修を終え、それぞれの現場で働きだしている時期だと思います。

ところで、新人研修で「メールの書き方・送り方」を学んだ方は少ないのではないでしょうか? 私は、一般社団法人日本ビジネスメール協会の代表として、2007年から「ビジネスメール実態調査」を実施してきました。2016年の同調査によると、会社でビジネスメールの社員研修が「ある」と答えた人は 1 割にも満たず、9 割以上の人が研修を受けていないことがわかりました。つまり、仕事で使うメールを「自己流」で書いたり、送ったりしている新人の方が大半だということです。

あなたのメール、実はイラッとされている?

こんな調査結果もあります。同調査の全回答者3088人の中から、「役職者たちはメールについてどう感じているのか?」を調べるために、約1000社の役職者をピックアップし、データを再集計してみました。すると、「過去1年間に仕事でメールを受け取り、不快に感じたことがある人が45.06%いる」ということがわかったのです。

実に4割以上もの人が仕事のメールでイラッとしている。あなたが日々送っているメールも、知らず知らずのうちに、誰かをイラッとさせているのかもしれません。

イラッとするメールの断トツ1位、35.84%の役職者が不快に感じるのが「文章があいまい」なメールです。その特徴と対策について見ていきましょう。

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