会議で｢全員発言すべき｣は絶対にウソ その余計なひと言がムダな宿題を増やす

会議でとにかく何か言わねば！と焦っていませんか？（写真：kou / PIXTA）

打ち合わせや会議の開始時刻は書かれているが、終了予定時刻が書かれていない招集を受けることがあります。これはいちばんNGなパターンです。もちろん社外の人との打ち合わせをセッティングするときも、「10時30分～12時」というようにメールに終了予定時刻を書くようにしたいところです。

一方、終了予定時刻は決めているものの、議論が収束せずに安易に会議の時間を延ばすことも散見されます。会議はあらかじめ時間を決めて、なんとしてもその時間通りに終わらせなければいけません。10人の会議をむやみに30分延ばすと、「10人×30分」の5時間分の仕事が遅れることになります。

そもそも仕事は期限のあるものです。会議も設定した時間通りに終わらせなければなりません。

会議が時間通りに終わらない本当の理由

では、会議が時間通りに終わらないパターンを紹介しましょう。それは次の3つです。

① ゴールが決められていない

なんだかよくわからないけど、集まって話はした。予定時間は過ぎたけど、もうちょっと議論をしたほうがよさそうだったので時間を延長した――。会議のゴールが決められていないと、このようなことが起こります。