デキる人のメールは、「CC」の使い方が違う

TOとCCの使い分け、知っていますか?

CCに入れた相手が読んでいないこと、よくありませんか?(写真:xiangtao / PIXTA)

返信がすぐもらえるメールというのは、読んだ相手がメールを開いた途端に「このメールが自分にとって重要かどうか」を判断できるメールです。これらのことを前提として、今回はメールを使うメリットの中でもいちばん効果が高い「CC」の作法についてお話しします。特にビジネスメールではCCを使う頻度が非常に高いので、メール本文の書き方の次に重要です。

同じ内容のメールを複数人に送るメールは、一昔前は、「同報メール」と呼ばれていました。ただ、一口に同報メールといっても、その中には「CC」もあれば「BCC」もあります。同じメールを不特定多数に送付する「メーリングリスト」や「メルマガ」といったツールも登場し、言葉の定義があいまいな同報メールという言い方は使われなくなってきました。

CCとはCarbon Copy(カーボン・コピー)の省略表記です。つまり、複写です。宅配便の伝票などでよく見るやつですね。つまり、用途としては基本は確認や念のための情報共有です。宅配便の場合、伝票の内容が必要なのはドライバーさんです。伝票の複写はメタデータであり、荷物を預けた利用者としては、保険のようなものです。なお、「CC」と「Cc」は、どちらが正しいのか。これは、どちらでも入力しやすいほうでいいでしょう。

CCにありがちな「トラブル」

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ビジネスメールのCCでよくあるトラブルが、「CCに入れた相手が読んでない」ことです。上司に「CCに入れましたよ!」と抗議した経験は誰でもあることと思います。内容を把握してほしいからわざわざCCに入れているのに、なぜ読んでもらえないのでしょうか。

このCCにありがちな問題は、メールに込められたCCの意味と役割が相手に伝わっていないために起こります。大抵の場合、その意味を相手に説明していないから、問題が起きるわけです。つまり、「なぜ読んでいない!」と怒る時間があれば、相手に「CCの意図」を伝える一工夫をしてしまったほうが問題解決には近道です。メールの書き方とまったく同じで、とにかく相手を迷わせたら負けなのです。

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