佐藤優が毎日やっている｢資料整理｣5大極意 ｢手間は最少｣｢時間は最速｣スゴすぎる秘訣は

池上：ちなみに、紙で読んだ記事は、どう保管しているんですか？

紙の記事は「テレビを見ながら」スキャンする

佐藤 優（さとう まさる）／作家・元外務省主任分析官。1960年、東京都生まれ。2005年に発表した『国家の罠 外務省のラスプーチンと呼ばれて』（新潮社）で第59回毎日出版文化賞特別賞受賞。『読書の技法』（東洋経済新報社）など多数の著書がある（撮影：今井康一）

佐藤：紙で読んで気になった記事も、切り抜いてスキャンし、PDFで保存しています。「エバーノート」の文字認識機能は優秀で、画像中の文字でもテキストとして検索できるんです。

池上：紙の記事もデジタルで保管するんですね。わざわざスキャンするのは手間ではありませんか？

佐藤：慣れたらラクですよ。富士通の「エバーノート」に連動した特殊なスキャナーを愛用していて、名刺管理にも本当に便利です。スキャンしようと思う資料や名刺はひとまとめにしておいて、映画やロシア語のニュース番組を見ながら、パパッとスキャンしてしまうんです。

池上：佐藤流の時間の有効活用術ですね。「新聞や雑誌、ネットの気になる記事をどう保管すればいいか」に頭を悩ませているビジネスパーソンは多いと思います。佐藤さんの技法は、大いに参考になりそうですね。

佐藤： 情報整理のコツは大きく2つです。ひとつは「整理にかける時間と労力を極小にする」こと。「整理のための整理」になっては意味がないですから。もうひとつは、どんなに頭のいい人でも、すべての情報を頭に記憶することはできません。だから、クラウドを使うわけですが、「間違った使い方」をすると、クラウドが「ゴミ箱」になりかねません。私のやり方をそのままマネするのではなく、いざというときに「必要な情報」に最速でたどり着ける「自分なりの上手な整理術」を身に付けてほしいですね。