仕事のできない人はメールの文面がイケてない 1文1文はシンプルに見やすさを意識してみよう

チャットやメールで指示をする場合、文章の「見た目」を気にすると、さらに読みやすくすることができます。

「見た目を気にする」とは、

「空白行や改行を積極的に設ける」

ことです。

私たちは、文章の塊ごとに意味を区切って捉える習慣があります。

ですから、文章を意味ごとに区切ると、読み手の理解をうながすことができます。

先ほどの【改善例1】に「見た目」の要素を加えると、次のようになります。

改行と空白行をうまく使う

【改善例2】では、

・文章ごとに改行を加える

・前半の会議開催のお知らせと、後半のオンライン参加希望の人だけに向けたメッセージとの間に空白行を入れ、区切りを設ける

ことで、日時や場所をより明確に示しています。

会議の日時や場所の連絡の場合、「見た目」を重視すると、より一層、「読みやすく、正確な文章」をつくることができます。

箇条書きにすれば、書き手自身も情報を整理できるため、情報の書き洩らしを防げます。

仕事の速い人の中には、チャットやメールの内容を事前に決めてから書くのではなく、「考えながら書く人」「すぐに書き始める人」もいます。

「考えながら書く人」や「すぐに書き始める人」は、接続助詞の「が」を多用しがちです。

・接続助詞……前後の文をつなぐ助詞。