超速！英文メールは｢型｣を覚えるのが9割 もうパソコンの前でフリーズしない
知っておくと便利な英文メールの「型」についてお教えします！（写真 :kou / PIXTA）
英語でメールを書かなければならない！ そんなとき「何から書き始めたらいいの？」「英語でどう書けばいい？」と、1通のメールを仕上げるのに、何十分もかかってしまう人も少なくないでしょう。英文メールのサンプルを見ても、表現を探すのに手間取ったり、使いたい表現が見つからなかったり……。
英文メールにまつわる「手間」を減らして仕事の効率を上げるには、よく使う表現の「型」を覚えてパターン化し、自分の中にインプット。それを組み合わせることで、より効率よく、伝わるメールを書けるようになります。
そこで今回は、『失礼のない表現を、パッと探して、すぐ書ける! 英文ビジネスメール モノの言い方辞典』の著書もある上野陽子さんに、知っておくと便利な英文メールの「型」について聞きました。
英文メールに必要な要素は、たった3つだけ
ご存じの方も多いと思いますが、ビジネス上の英文メールは「できるだけ簡潔に、ひと目で理解できる」ことが大切。そのために必要な要素は、たったの3つだけ。
①今の状態（起：今どうなのか）
②希望と対応（承：どうしたいか）
③解決方法の提示・確認・連絡のお願いなど（結：解決策の提示）
この3つの要素に従って英文を書いていけば、自然とシンプルでわかりやすいメールになるというわけです。例を見てみましょう。
① I haven’t received the draft of the agreement.
（同意書の草稿をまだ受け取っていません） ※起：今どうなのか
（同意書の草稿をまだ受け取っていません） ※起：今どうなのか
② I need it by Wednesday the 21st.
（21日水曜日までに必要です） ※承：どうしたいか
（21日水曜日までに必要です） ※承：どうしたいか
③ Would you make sure to send it by the 20th?
（20日までに送付をお願いします） ※結：解決策の提示
（20日までに送付をお願いします） ※結：解決策の提示
いかがでしょうか？ 英語のビジネスメールでは、あいさつは書かないか、もしくはなるべく手短にして用件に入るのが基本。表現の「型」を上手に使って、上記のような起・承・結を組み合わせていけば、1行につき1分、全部で3分もあれば、メールが1通完成です。
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