新入社員は､絶対にメールへの返信が必要だ 先輩も要注意！ビジネスメールの基本

何か頼みごとをするときに、相手の都合を聞かずに、「◯日の×時までにご返答ください」などと、一方的に頼みごとをする人がいる。敬語を使っていたとしても、これはマナー違反。ビジネスパーソンは誰でも忙しく、あなたの都合に合わせて動けるとは限らないからだ。さらに、「なるはや（＝なるべくはやく）でお願いします」などと時間指定もなく、急かしたりすると、相手を怒らせる最悪のコンビネーションになる。

お願いごとをするときは、「ご返答をいただきたいのですが、ご都合はいかがでしょうか？」などと質問調にするのが、基本。「お手数をおかけいたしますが」「お忙しい中、恐れ入りますが」などのクッション言葉を入れると、文章がよりやわらかくなる。

あおる件名、簡素過ぎる件名はダメ

頼みごとをするメールの件名に、【至急】【緊急】などをつける人がいる。相手にいち早くメールを見てもらい、対応してもらいたいから、このような書き方をするわけだが、マネしてはいけない。「あなたの都合は知らないけど、とにかく、自分のために、早くこの仕事をやれ」という自己中心的な態度が見えてきて、相手を不愉快にさせるからだ。

また、至急といいながら、大して急ぎでもないメールを送ると、オオカミ少年だと思われ、信じてもらえなくなる。件名だけでなく、文中でも同じだ。「至急」「緊急」を多用するのは慎もう。

どうしても急ぎの頼みごとをするなら、「できれば◯日までにお願いしたいのですが、ご都合はいかがでしょうか。ご相談させてください」などとメールした上で、電話をして相手と相談するのが適切な対応だ。

「重要」「ご連絡」「お願い」など、件名が簡単すぎるメールは、意外と相手を困らせていることがある。あとで見返す時に、探しにくいからだ。一目で見つけられるよう、件名はなるべく具体的に書こう。たとえば、この原稿の件でメールを送るなら、「東洋経済オンライン『ビジネスメール』原稿の件」ぐらい書いておけば良いだろう。

なお、これはメールに添付するファイル名にも同じことがいえる。「企画書」「データ」などと単純すぎるファイル名をつけると、受け取った人が混乱することがある。これも「0401◯×△企画書」というように、日付やプロジェクト名などを付け加えて、できるだけ具体的にしたほうが親切だ。