新入社員は､絶対にメールへの返信が必要だ 先輩も要注意！ビジネスメールの基本

電車の遅延などで、会議やアポイントの時間に遅刻してしまいそうな時。ひと昔前は、「メールで遅刻の連絡なんてけしからん」と言われたこともあったが、最近は、メールでも許されるようになってきた。

ただし、気をつけたいのは、連絡のタイミング。30分～1時間前に連絡すれば、相手も対応のしようがあるが、時間ギリギリに連絡すると、会議の参加者やアポイント相手を待たせてしまうし、予定を狂わせることにもなる。友達同士ではギリギリに連絡しあうかもしれないが、ビジネスシーンではかなりひんしゅくを買う行為だ。できるだけ早めに連絡しよう。また、どのくらい遅れるのか、時間の目安を伝えることも必須だ。

「了解しました」より「承知しました」が無難

「了解しました」は一見、丁寧な言葉に見えるが、実は目上の人が目下の人に使う言葉といわれる。上司や先輩、取引先に使うのは、あまり適切ではない。気にする人もいるので、不安に感じたら「承知しました」に変えたほうが無難だ。

同様に、「ご苦労様でした」も目上の人に使ってはいけない言葉といわれている。そうしたニュアンスの言葉を使いたいなら、「おつかれさまでした」と書き換えよう。また、短文でお礼をするときに、「取り急ぎお礼まで」と使う人は多いが、目上の人や取引先には、「取り急ぎお礼申し上げます」と書いたほうが丁寧だ。

これはマナー違反とまでは言えないが、文末に、住所や電話番号などの署名をつけると、親切。署名を見て、電話をかけたり、郵便物や宅配便の宛名を書いたりする人は、意外と多いからだ。

ちなみに、iPhoneからメールを送った時に、「iPhoneから送信」という署名がつくが、これを嫌う人もいる。「スマホから仕事のメールを送ることで、忙しさをアピールしている」「簡単な文章でも勘弁して、という言い訳」というのがその理由。気にしない人も多いが、設定すれば簡単に消せるので、心配な人は消しておこう。

以上、新入社員向けにビジネスメールのNG例を書いてきたが、実際には、40～50代以上のベテランビジネスパーソンでも、できていない人は多い。それどころか、自分の都合を聞かずに高圧的に頼み事をしてきたり、【至急】と打ってきたりするベテランの方が多いかもしれない。そうしたメールを見かけたら、反面教師にしよう。