Excelでできること 基本編｜これだけは知っておきたい

POINT1 表計算｜自動計算される帳票が作れる

見積書、請求書といった数字を扱う書類は、ワードではなくExcelで作ろう。それは、Excelには計算機能があるからだ。あらかじめセルに数式を設定しておけば、単価や数量を入力するだけで、個別の金額から小計、消費税額、税込金額までが瞬時に計算される。さらに、後から数字を変更すれば結果も更新されるので、修正漏れの心配がない。これが、Excelが最も得意とする「表計算」の特長だ。

POINT2 グラフ作成｜数値をわかりやすく表現

集計や分析の結果を発表する際に活用したいのが「グラフ機能」だ。表にまとめた数値を基にグラフを作れば、成果や傾向が一目で伝わる。Excelではさまざまな種類のグラフが手軽に作れる。変化を比較するなら「折れ線」グラフ、金額や量などボリュームを訴えるなら「縦棒」グラフと、プレゼンテーションの目的に合わせてグラフの種類を使い分けよう（→関連記事へ）。

POINT3 文字列操作｜データの表記統一を効率的に

アンケートや調査結果の集計前に欠かせないのがデータの整備だ。とくに、「全角と半角」「漢字とかな」といった表記のばらつきをなくすには、手間も時間もかかってしまう。Excelには、おなじみの置換機能だけでなく、表記統一に便利な関数（→関連記事へ）が豊富に用意されている。これらを使えば、短時間で効率的にデータを整えることができる。