議論のない会議は｢リーダーの責任｣である理由 ｢自分の意見を言わない｣風土が大失敗に繋がる

ただ、会議の準備は重要ですが、過剰な準備を推奨しているわけではありません。場合によっては5分の準備で十分ですし、しっかりと時間をかけて準備しないといけないこともあります。会議の目的に沿った適切な準備をしましょう。

時間をかけすぎているメンバーがいたら、準備ハードルを下げてあげるのもリーダーの役割です。きれいな資料を10枚も作れば2時間はかかります。「報告のための準備時間はもったいないから、ありものの資料でやろうよ」「きれいな資料はいらないよ」といってあげます。

最後に1点。お客様との会議や、自分よりも上位者が主催の会議では、さすがに自分の裁量で会議を中止にできない場合もあります。それは仕方がありません。そこは諦める、というのも必要です。ですが、自分のパワーコントロールの範囲でリセットできるときはやっておきましょう。

社内定例を危険にさらす「お客様との会議」に注意

プロジェクト内部の定例会議が続かなくなることがよくあります。朝会、進捗報告会、課題検討会などの定例会議です。これらの定例会議は、プロジェクトのリスタートを切るときに見直して、実施すると決めた定例会議です。つまり、リカバリプロジェクトとして必要だと判断した定例会議です。

それがどのように続かなくなるかというと、その定例会議と同じ時間に別の会議が入ったり、急な優先作業が入ったり、という理由で参加する頻度や人数が減っていくパターンがいちばん多いです。

そして、いつの間にか定例会議が開催されなくなったり、開催されても少人数で意味をなさない会議になったりします。