仕事が遅い人は机の｢引き出し｣ですぐバレる 作業効率がみるみる上がるデスク活用法

デスクの右側一番下の最も深い引き出しは、書類を保管する場所にしましょう。完全な処理済みではなく、まだ必要のある書類です。できればA4サイズにそろえて、バインダーやファイルボックスで分類し、上からそのラベルが見えるようにしておきましょう。

分類の仕方は人それぞれですが、「先月分の書類」「今月分の書類」「来月分の書類」と時系列で並べるのもオススメです。先月分の書類は、処分するなり倉庫に移動させるなり決めやすいので、ため込むことがなくなります。

デスクによっては手前部分に仕切りが設けられているものもあります。その部分は基本的に空にしておき、現在手がけている仕事の書類と資料だけを入れる専用のスペースにするといいでしょう。その仕事が終わったら、バインダーやファイルに移せば、無駄や停滞のない使い方ができます。

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ここまで、引き出しの効率的な使い方をご紹介しました。

これが劇的な「時短」につながればいいですが、「短縮できた時間より、最初に引き出しを整理する時間のほうがかかるじゃないか」。そう思う方もいらっしゃると思います。

でも引き出しの整理によって探しものがなくなり、仮に1日10分の時短が可能になったとしましょう。週5日勤務とすると、1週間で50分捻出できます。1カ月にすると200分、3時間20分です。1年で40時間、5年で200時間、10年で400時間捻出できる計算です。

400時間と言われてもピンとこないかもしれません。文部科学省による中学校学習指導要領によれば、中学3年間で学ぶ英語の授業時間数は350時間です。つまり400時間とは、中学3年間分の英語の授業時間よりもはるかに長いのです。それほど多くの時間をどう使うか、それはもう、あなた次第です。

学生時代には同じレベルだったはずなのに、卒業して数年経ったら仕事もプライベートもずいぶん差をつけられていた……。誰しもそんな友人が1人や2人いるのではないでしょうか。1日は誰にとっても平等に24時間。にもかかわらず、この差が生まれた理由を、今一度考えてみてください。

「時短術」で得られた時間、それはもう一度人生を仕切り直すための、チャンスなのかもしれません。