うまくいかない人は､だいたい｢話が長い｣ メールも話もつねに｢紙1枚｣に収めよう！

原因の9割は「長い」ためです。

そもそもの分量が人間の理解の限界を超えている資料を作る人がよくいます。説明会で説明するパワーポイントが 50 ページもあり、それを1時間で説明しようとするから、早口になってしまう。説明は速いし、資料には文字がぎっしり書かれている。聞き手はすぐにドロップアウトしてしまいます。伝えることに主眼を置きすぎると、結局は伝わらないコミュニケーションになってしまいます。

私の職場では「エグゼクティブ・サマリー」を作るルールがあります。たとえ100枚の資料を配る超重量級の会議だったとしても、社長や幹部など、上層部用に、必ずそれをA4の「紙1枚」にまとめるのです。時間がない彼らにも一瞬でわかるように伝えてこそ、プロとして認められます。

聞いてもらえる話、読んでもらえるメールはすべて短い。コミュニケーションするときは、この絶対的な原則を忘れないようにしてください。

人望を集める人のメールはスクロールバーが出ない

メールは、スクロールバーを出さない――。これは、私自身がメールを書くときに、かなり強く意識していることです。なぜなら私自身が、受信したメールを開いた瞬間にスクロールバーが出てくると読む気がなくなってしまうからです。

スクロールバーが出た瞬間に、「このメールを読むのは時間がかかりそうだなあ」と相手に思わせてしまいます。メールはパッと見て、全体がつかめる分量にすべきです。

自分が伝えたいことを長々と、小説のようなメールで書く人がいます。しかし、メールは読み手に伝わらない限り、意味をなしません。書いていて、スクロールバーが出てきてしまったときは、情報や表現が冗長化していないか、いくつかのメッセージが混ざっていないか、などを見直しましょう。それでもまだ長いときは、複数のメールに分割することも考えましょう。具体的に、次の2つのポイントを意識すると、スクロールバーなしの長さに収まります。

ひとつは、用件から書くこと。ミーティングの連絡か、資料作成を依頼しているのか、まずは、メールの用件を最初に書きましょう。よく過去の経緯から始まる長文で書かれたメールの最後に用件が書かれていることがありますが、おそらく半数以上の人から用件は「スルー」されるでしょう。用件を最初に書くことを意識すると、自然と長いメールにはなりません。