「レノボが日本市場を対象に2018年に実施した調査では、企業におけるオンライン会議の実施率は約25％にとどまっていました。ところが、コロナ禍を経て2021年に同様の調査をしたところ、約66％、2.6倍にまで増加。会議に対する価値観が大きく変化していることが見て取れます」。こう語るのは、レノボ・ジャパンで社内外での柔軟な働き方の浸透に向けた活動や調査などに取り組んでいるワークスタイル・エバンジェリストの元嶋亮太氏。

一方で……、と続ける。

「経営層にまでオンライン会議が浸透しているかというと課題も残っています。それはなぜなのか、理由は大きく2つあると思います。1つ目は、機材やセットアップに関すること。トラディショナルなテレビ会議の仕組みを経営層向けの会議室に設置した企業や組織は少なくありません。しかし、専用の部屋からでないと会議に参加できない、またセットアップが煩雑でIT部門や総務部門が時間をかけて準備をするケースが多く見受けられました。これは場所の柔軟性、そして使い勝手、2つの観点で改善の余地があります。

2つ目は、意識に関すること。役員クラスの会議は対面でなければならないという潜在意識が強く、そもそも役員会議をオンラインで実施するという発想に至っていないケースが考えられます。会社員は上司の行動を観察しながら仕事をするもの。偉い人が会社に来ているのに、自分たちは遠隔でよいのかと思ってしまいますよね。企業や組織におけるハイブリッドワークの浸透を妨げる要因になりかねません」

つまり、役員会議に関する「環境」と「意識」が変わらないことが、従業員の柔軟な働き方を阻む一因になっているというわけだ。

多様化に対応するオフィスはコラボレーションの場として、これからも不可欠だろう。しかし、業種や職種、日々の業務内容によっては必ずしも毎日働く場所がオフィスに固定される必要はない。これからの時代は、より効率的により効果的に仕事に向き合う必要がある。一人ひとりが最適な場所で柔軟に働く場所を選択できることが望ましい。そのためには、役員を含めた経営トップ層のイニシアチブが必要だ。

「結局のところ、柔軟な働き方の実現は人の力によるところが大きいと考えます。経営層が率先して自ら多様な働き方から最適な方法を選択し、行動で示すことが求められています。その意味で、役員会議をオンライン会議で実施するという行動は、大きなきっかけになるはずです」

参加者が参加しやすい場所から自由に会議に参加できる環境にするには、いくつかのポイントを押さえておく必要がある。主に「オンライン参加者に疎外感を与えないこと」「会議をスムーズに始められること」の2つだ。

ハイブリッドワーク時代の会議の特徴はリアルとオンラインが混在すること。そのため、リアルで集まっている会議室の出来事がリモート参加者には把握しづらく、疎外感を覚えてしまう問題があるという。

そのために、重要になってくるのは「クリアな映像と音」だと元嶋氏は言う。

「会議室の空気感を遠隔地からの参加者も体感するために映像と音、両面での会議体験の改善がオンライン参加者の疎外感を少なくし、会議への没入感を得るためには欠かせません。会議室全体を映し出す滑らかでクリアな映像の配信はもちろん、場合によってはホワイトボードに書かれた内容をオンライン参加者も把握できるなど、会議室と遠隔地で受け取れる情報量に差をつけないことがポイントです。音については会議室内のどこに座っている参加者の発言であったとしても、オンライン参加者が明瞭に聞き取れること、そしてオンライン参加者が発言した際に会議室側で受け取れるだけの音量の確保も重要です」

これまでも、役員会議室などには、「テレビ会議」と呼ばれる専用機器を使ったリモート会議の仕組みが使われていたケースはあるだろう。しかし、会議を予約するにも担当部署に予約を入れてセットアップを依頼するなど、会議をスタートするまでが一苦労だったのではないだろうか。

「会議で『セッティングするためだけに必要な人』を呼ぶといった光景は、経営層が参加する会議になるほど見受けられます。近頃は商品化に決定を下すような重要な会議でもリアルとオンラインが混在するケースが目立ちます。例えば商品を検討する場合にはより映像の鮮明さは重要ですし、会議室の経営層の反応を、オンライン参加の担当者はつぶさに把握する必要があるでしょう。素早い経営判断を行うためにも、『クリアな映像と音』で没入感のある会議を『スピーディー』に実施する必要があるのです」

リアルとオンラインが混在しても、スムーズに始めることができ、一体感を生み出せる会議。これこそ、ハイブリッドワークに最適化した会議の条件だといえる。

専用システムの「テレビ会議」やPCが主流のオンライン会議とは異なり、リアルとオンラインのハイブリッドな会議に対応できるツールがある。それがレノボがリリースした会議室向けのコラボレーションソリューション「ThinkSmart Core Full Room Kit for Microsoft Teams Rooms」（以下、ThinkSmart）だ。

会議室専用PC、コントローラー、AIカメラ、スピーカーマイク、サテライトマイク、リモート管理アプリなど、快適な会議に必要な機材がオールインワンでそろう。会議室専用PC には、会議室向けの専用アプリケーションであるMicrosoft Teams Roomsがプリインストールされており、タッチ操作可能なコントローラー上から直感的な操作が可能だ。

「ThinkSmart」はレノボ自身が柔軟な働き方を推進する中で、会議室からのオンライン会議参加時の課題を解決しようと開発を進めた製品だという。元嶋氏は「ユーザーの多くの要望も取り入れながら、会議にまつわる細かい課題にしっかり目を向けて開発しました」と語る。

まず、会議を速やかにスタートするために欠かせない「簡単な設定」については、付属する「ThinkSmart Controller（コントローラー）」が役立つ。マルチタッチ対応の10.1型ディスプレイの操作用デバイスで、モーションセンサーを搭載しているため、会議室に入室すると利用可能な状態にスタンバイ。会議室に常時置いておき、オンライン会議に参加するときはディスプレイの「参加」ボタンをワンタッチするだけ。つまり、会議を始めるために必要な動作は、ワンタッチのみで完結するというわけだ。

また、オンライン参加者の疎外感をなくし、会議に一体感をもたらす「クリアな映像と音」については、「ThinkSmart Cam」と「ThinkSmart Bar」で実現する。

会議室専用に設計されたカメラである「ThinkSmart Cam」は、クリアで自然な映像に加え、AIの判別で話者を自動でズームアップする機能も備えている。さらに、オンライン会議に適した設計で、卓越した音質をかなえるスピーカーマイク「ThinkSmart Bar XL」は、エコーキャンセルやノイズ抑制機能、双方から話しても違和感のない機能などを備えており、役員会議室でも音声を明確に拾える。

ほかにも、もし会議室にTeams会議に参加権限がないメンバーがいて、そのメンバーが資料を共有したいときには、ThinkSmart経由でHDMIのケーブルとPCをつなぐだけで、画面に表示した資料を即座にプロジェクターやオンライン参加者のPCに表示が可能になる。また、会議室に設置されたディスプレイがタッチ対応の場合「Microsoft Whiteboard」を活用すれば、オンライン上でリアルのホワイトボードのように文字や図を書き込み、共有できる。

先端テクノロジーを搭載したこれらの機材により、オンライン参加者に臨場感を伝えるThinkSmart。会議室に既設のカメラやマイクがある場合、組み合わせて使用できるラインナップも用意されている。

ハイブリッドワーク時代の会議は、まず役員会議から。ウィズコロナ、さらにはアフターコロナの働き方を見据えて、文字どおりスマートな会議を実現する「ThinkSmart」を活用し、役員会議室の環境を変えることから始めてみてはどうだろうか。