紙や表計算ソフトで
経費の精算をやっていませんか？
都内のある中堅OA商社のA社――。同社の社員のほとんどは営業スタッフだ。日中はほとんど客先への営業活動で外出している。夕方、帰社した後に、報告書などを作成することになるが、中でも、彼らの大きな負担になっているのが、交通費の精算だ。自分が使った交通機関の運賃をネットで調べて一つひとつ表計算ソフトに転記する。それをプリントアウトして上司に承認印を押してもらい、さらに経理担当者に提出する。経理担当者はこの用紙を見ながら、内容に誤りがないか、定期区間が控除されているかといったことをチェックし、さらに会計ソフトなどへ手作業で入力していく。
中村崇則
「中堅・中小企業では、よく見かける光景です。もちろん、必要不可欠な業務ではありますが、営業部門にとってはコア業務である営業活動に貢献しない無駄な業務とも言えます」と話すのは、企業向けにさまざまな業務効率化サービスを提案している、ラクス社長の中村崇則氏だ。
中村氏によれば、中堅・中小企業でも、財務会計や人事給与システムなどを導入しIT化を進める企業が増えている一方で、営業部門などの現場では、依然として前述したようなアナログな精算のやり方を続けている企業が少なくないという。
「交通費の精算業務のために残業するようなことでは、営業部門本来の業務に支障を来し機会損失になるだけでなく、人件費増加にもなりかねません。ただし、これらの課題を解決し、コスト削減にもつながる方法もあります」と中村氏は話す。
単純作業のIT化は
大きなコスト削減が期待できる
中村氏は、中堅・中小企業がITを活用し、業務効率化やコスト削減に成功した事例を数多く見てきた。「まずは何のためにIT化を進めるのか、その目的をしっかりと議論することが大切です」。
多くの企業において、コスト削減は解決すべきテーマの一つに掲げられているが、その場合でもポイントがある、と中村氏は説明する。「人間がやらなくてもいい単純な作業をITにやらせることで、大きなコストである人件費を削減することができます。交通費などの経費精算は、その最たるものと言えます」。
旧態依然とした経費精算の仕組みでは、営業スタッフなどの社員は、申請業務を手作業で行うため、一定の時間が必要になる。それを承認する上司の作業も同様だ。経理部門では、申請が社内のルールに基づいているか確認する作業に多くの時間が取られる。内容に誤りがあれば、申請者へ問い合わせたり、差し戻したりしなければならず、さらに作業が増える。「これらの課題解決につながるのが、経費精算システムです。作業を軽減するとともにミスもなくなります」（中村氏）。
経費精算システムを導入すると、作業の内容も大きく変わる。たとえば、交通費や出張旅費の精算では、「乗換案内システム」を内蔵しているため、経路を入力するだけで自動的に金額が入力される。切符と交通系ICカードの料金が異なる経路も料金の選択が可能だ。この際、交通系ICカードの利用履歴を読み込み、そのまま申請することもできる。定期区間も自動控除されるので、確認の手間がない。
スマートフォンやタブレット端末にも対応しているので、申請者はもちろんのこと、上司などの承認者も外出先でいつでも申請や承認を行うことができる。さらに、会計ソフトに合わせた仕訳や振込データの作成まで自動で行うというから驚く。むろん、それぞれのフローはその進捗を一目で確認できるので、承認漏れを防ぐことができる。
経費精算システムで
年間約1100万円の人件費削減を実現
経費精算システムを導入することで、実際にどのようなコスト削減効果が見込めるのだろうか。
「当社が提案を行った企業では、経理部門の作業が大幅に少なくなり、スタッフの数を減らすことができたという例を数多く聞いています。実は当社自身も早くから経費精算システムを活用しています。従業員数が100人の頃は、年間約400万円の削減効果となりました。従業員数300人の現在は、年間約1100万円の削減効果となっています」
同社ではその検証のために、申請業務における作業の内容や所要時間、人件費などのコストを細かく分析し、比較したという。たとえば手作業で承認業務を行った場合は、金額や定期区間控除、役職・出張手当の検算や手渡し・押印などの作業が課長、部長、経理担当などの承認フローでそれぞれ必要となる。一つひとつの申請書では数分単位でも、これが積み重なると大きな時間になる。
経費精算システムを導入すれば、これらの検算や押印などの作業はなくなり、人件費も不要になる。
これと同様の収益を本業で得るためには相当量の製品やサービスを販売しなければならないだろう。厳しい競争環境にさらされている中堅・中小企業こそ、活用すべきサービスと言える。
実際、急成長を続けているラクスの例をみてみよう。社員数増加に伴って経費精算にかかわるコストがどれだけ増大したのか。また「楽楽精算」の導入によって何がどう変わったのか。数字で試算してみると、驚きの数字がはじき出された。会社の成長に貪欲な中堅・中小企業の経営者ならば絶対に見逃すことのできない数字である
ITを活用し、
強い企業に生まれ変わるために
経費精算システムのメリットが注目され、導入を進める企業も増加している。中でも、クラウド型経費精算システムのパイオニアであるラクスが提供する「楽楽精算」は、顧客を右肩上がりに増やしている。月額3万円からの低コストで簡単に導入できることも好評で、すでに500社、5万人以上が利用。その内訳を見ると、従業員数30～300人規模の中堅・中小企業が中心だが、中には従業員数1000人以上の企業も「楽楽精算」を活用しているというから、評価の高さがうかがえる。「もともとは当社自身の経費精算の課題を解決するために開発したものです。それだけに、申請者や承認者、経理担当者の立場での充実した機能や使い勝手の良さには自信を持っています」と中村氏は語る。
経営資源に限りがある中堅・中小企業は、無駄な作業を極力減らし、コア業務にどれだけ注力できるかが、競争力向上を大きく左右するだろう。その点で、「楽楽精算」は頼れる存在になるに違いない。
ラクスでは「楽楽精算」以外にも、競争力向上を支援するツールを多彩に提供している。たとえばWEB帳票発行システム「楽楽明細」は、紙で郵送している請求書や納品書、支払明細などの帳票を「電子化」させるシステムだ。たとえば請求書を発行する場合、請求データをシステムに取り込むだけで、簡単に電子請求書を発行し、取引先はWEB上の専用ページでダウンロードできるようになる。毎月大量の請求書や支払明細書などを印刷し、封入、郵送している企業は、これらの作業が不要になるわけだ。人件費や印刷費、郵送費などのコストが大幅に削減できるだろう。ペーパーレス化にも貢献する。もちろん、領収書や見積書など、さまざまな帳票を電子化できる。
中村氏は「コスト削減を図りたいが、何からやったらいいのかわからないという中堅・中小企業の経営者も少なくないと思います。当社には、さまざまな業種業態、企業規模にわたる豊富な事例がそろっています。ツールについては無料のお試し版もあります。まずは気軽にご相談ください」と結んだ。
