｢年間15億円の損失｣でも｢ムダな会議｣を開く理由 アマゾン流｢不要な会議＆会議のムダ｣撲滅術

上司が興味本位で会議を招集しているなと感じるときは、「ちなみに、この会議の目的を教えて下さい」と聞いてみよう。そのうえで、自分には関係ないと思う場合は「そこは私の仕事に絡まないので欠席してもいいですか」と断りを入れるとよい。

興味本位の会議はやめてください、とストレートに言えば角が立つが、言うべきことはうまく言う、という考え方がムダを減らす第一歩になる。

「キャンセル可能」のルールを入れよ

目的が明確でないが、招集した以上は今さら中止にするとも言いづらく、「とりあえず集まってメンバーの進捗を聞いておこう」と考える。その瞬間から、ムダな会議ははじまっている。

アマゾンでは、会議を直前にキャンセルしたり、自分の判断で出席を断ったりすることが当たり前に行われているという。そのためには一定のルールを作っておくとよい。

たとえば、「タイミングによっては、必要な会議もキャンセルできる」というルールがあれば、お互いに面倒な気づかいは必要ない。

会議の開催そのものを「前日に確認して、必要なら開催を決める」というルールにしておくというのも運用しやすいだろう。前日確認の結果、とくに何もなければ「今週は開催しないので、アップデートがあればメールでご報告下さい」と案内して済ませることが可能だ。