アフターコロナの働き方として、オフィスワークとリモートワークを組み合わせたハイブリッドワークが定着すると言われている。

なぜ、今までになかったハイブリッドワークという新たな働き方を選択しようとしているのか。米マイクロソフトによる「31の国と地域で約３万人の働く人を対象に2021年１月に実施した調査」の結果に、その理由を見ることができる。73％が「リモートワークを活用した柔軟な働き方を希望」しながら、67％は「コロナ収束後は、より多く直接会って仕事をしたりコラボレーションの機会を望んでいる」と回答しているのだ。つまり、従業員の生産性やウェルビーイング向上の観点からも、ライフスタイルや仕事の性質に合わせて従業員一人ひとりが自ら働く場所を選べることがこれまで以上に重要になってくるといえよう。

全員が同じ場所にいるとは限らないことが「普通」になるのであれば、重要になってくるのが「会議室」のあり方だ。パソコンやカメラ、モニター、通話端末などを用意すればいいかといえば、そう単純ではない。会議室からオンライン会議に参加した際に「エコーやハウリングが発生する」「音声が聞こえない・マイクが使えない」「カメラの位置がうまくセットできない・映らない」といったトラブルに見舞われた経験を持つ人も多いはずだ。

生産性の向上が求められ、会議時間の短縮化が進んでいる中で、セットアップに時間をかけるのは無駄でしかない。音声やカメラの調整方法がわからず、総務やIT部門、情報システム部門の担当者やAV機器に詳しいメンバーを呼ばざるを得ないケースもあると考えると、活用促進までの道のりは遠い。誰もが楽にオンライン会議を実施、参加できる会議室が欲しいと思った人は多いのではないだろうか。

そのためのソリューションとして、いま多くの企業が興味を持ち始めているのが「Teams Rooms」だ。専用デバイスを設置すると、ワンタッチでオンライン会議が開始できる。

複雑なセットアップの必要がないだけでも大きなアドバンテージだが、Teams Roomsには他にもコラボレーションを加速させる機能が充実している。ある大手企業の導入事例をもとに紹介していこう。

ある企業のCEO、A氏は悩んでいた。従業員満足度を向上させるためにも、リモートワークとオフィスワークを柔軟に選べるようにすることが不可欠だと理解しているものの、ハイブリッドワークの会議には懐疑的だったからだ。

「どこからでも参加できるオンライン会議の利点はわかるが、やはり顔の表情や声のトーンが今ひとつわかりづらい。やはり、重要な会議は対面で行うべきだと思うんだけど、Bさんの会社はどうしていますか？」

そう話しかけられた経営者仲間のB氏は、次のように答えた。

「私も同じように悩んでいたんですが、Teams Roomsの導入で解決しました。別の会議室システムを入れていたこともあって興味はなかったんですが、無料トライアルをやっていたので試してみたんです。ちょっとオンライン会議のイメージが変わりますよ」

その言葉に惹かれて、無料トライアルの紹介を受けたA氏。『PCを会議室に持ち込んでHDMIでモニターに接続するのと違わないのでは』と考えていたが、実際に使ってみるとその違いは明白だった。

まず、画面下に参加者が配置されているため、オフィスの会議室とリモートの参加者が対面しているような感覚が得られ、アイコンタクトや表情、ジェスチャーといった非言語コミュニケーションがとりやすい。

（音声や画像も全く違和感がないということは、自動的に最適化しているのか。ここまで再現されているなら、ハイブリッドミーティングもありだな）

そう感じたA氏の心をさらに動かしたのが、AIによるトランスクリプト（文字起こし）機能だ。リアルタイムで、しかも発言者を的確に聞き分けてテキスト化していくため、議事録が自動的に出来上がる。さらに、会議室のホワイトボードを使う際は、ボードの前に立つ人物を自動的に透過させ、文字が画面に表示される「インテリジェントキャプチャ」機能も搭載。その内容が参加者に共有されるTeamsならではの機能も備えている。

「Bさんの言ったとおりでしたよ。むしろ対面会議よりもスムーズに情報共有やブレストができるようになりました」

「本当にそうですよね。あと、知っていますか？Teams RoomsはTeams会議だけのものではないんですよ。Teams Roomから Zoom や WebExといったサードパーティ ソリューションのオンライン会議にも直接参加できるんですよ。お客様のご要望で、Teams以外のシステムでのオンライン会議にゲスト参加しなければならないときも慌てる必要はありません」

単に利便性が高いだけでなく、これまでになかったハイブリッドワークという新たな働き方の課題を解決するTeams Rooms。さまざまな面から、生産性の向上も期待できると日本マイクロソフト デバイスパートナーソリューション事業本部 ビジネス開発室長の河野万邦氏は説明する。

「大きく3つの効果が期待できます。1つは、オンライン会議のセットアップが一切不要になることで実現する『業務効率の向上』です。2つ目は『ヘルプデスクの負担軽減』です。プロジェクターやモニター、スピーカーといった機器をメンテナンスするため、通常は複数名のヘルプデスクが待機しなくてはなりません。しかし、Teams Roomsはクラウド型管理ツールMicrosoft Intuneで管理ができますので、ヘルプデスクの負担とコストを大きく減らすことができます」

そして3つ目は、「ITオペレーションの効率化」だ。会議室システムのアプリケーションやOSのアップデートや不具合にいちいち対応するのは大変だが、Teams RoomsならAIで自動的に制御される。万一の事態に備えるため、ヘルプデスクやIT部門、情報システム部門がオフィス出社を余儀なくされることが多いが、少なくともオンライン会議の運用に関しては、そうした部門の手間を最小限に抑え、リモートでの管理を可能にしている。

「民間企業だけでなく、イギリスのウェスト・ミッドランズでは、地域の総合病院を起点として約30万人の周辺住民にTeams Roomsを活用したヘルスケアサービスが展開されています。また、より没入できるリモート学習に活用する学校も増えています」（河野氏）

従業員満足度の向上だけでなく、社会課題解決にも貢献しつつあるTeams Rooms。現在、無料でその価値が体験できるシーディング プログラムも用意されている。詳細は公開情報を確認してみてほしい。ハイブリッドワークという新しい働き方が定着しつつある中で、すべての従業員が無理なくアクセスできるオンライン会議体験への第一歩として、Teams Rooms の使い心地をぜひ確かめてみてほしい。