人手不足の今取り入れたい
「定型業務の自動化」
ビジネスソリューション事業部RPAユニットマネージャー
中澤 いくみ
果たして、RPAとは何を実現する技術なのか。MNTでRPAユニットのマネージャーを務める中澤いくみ氏曰く「RPAはロボティック・プロセス・オートメーションの略です。企業活動で発生する定型業務などを、ロボットを使って自動化・効率化する技術」である。
RPAの適用に向く例として、請求書の送付業務がある。多くの企業では毎月、定められた請求書フォーマットに日付や相手先企業名を入力し、適したファイル形式に変換してメールに添付、メール本文には定型文をコピー＆ペーストしたうえで必要に応じて修正する……といった作業をしているだろう。
RPAを使えば、こうした作業のほとんどを記録させ、作業時間を大きく短縮することができる。ただし、「作業をすべて自動化するのではなく、人手が必要な部分と自動化する部分を切り分け、うまく組み合わせることも大切です」（中澤氏）。
たとえばメールを社外に送信する場合、添付ファイルやメール内容に誤りがないかダブルチェックする必要がある。そのため、「請求書作成からメール送信の一歩手前までを自動化し、内容のダブルチェック工程と送信は人の手で行う、などが考えられます」と中澤氏は語る。
請求書以外にも、RPAは勤怠管理や営業事務といったさまざまな定型業務に適用可能だという。「これまで10人で作業していた業務を1〜2人で済ませられれば、ほかの業務に人員を充てられます。多くの企業が人手不足に悩む昨今、非常に有効なツールといえるでしょう」（中澤氏）。
事務作業のスペシャリストが
能力を活かす場所
鳥澤 教江
中澤氏がマネージャーを務めるMNTのRPAユニットには、2つの特徴がある。一つは、RPA業務に携わるメンバーのうち約8割が女性であること。もう一つは、プログラマーやAIのスペシャリストはもとより、過去に「事務職」の経験を持つ社員を多くそろえていることだ。
この狙いについて中澤氏は「RPA関連の業務においては、プログラミングなどの専門知識があるに越したことはありません。しかしそれ以上に、『事務作業のうち、どの部分を自動化するべきか』を適切に判断する能力が重要。そこで生きてくるのが、事務職の経験なのです。事務の勘所が肌でわかり、お客様に近い目線で業務効率化を考えることができるのは大きな強みだと感じます」と説明する。
現場で実際にRPAを使うのは一般企業の事務職、特に女性が多いのだという。「お客様のニーズをくみ取って適切に自動化する過程において、事務職の経験を持つ女性エンジニアは大きな力を発揮しています。お客様から『できれば、事務作業を理解できる方に話を聞いてほしい』とご依頼いただいたこともありました」（中澤氏）。
五日市 美緒
IT企業であるMNTに、事務職の経歴を持つエンジニアが多数在籍しているのは、そういった人材を積極的に正社員採用しているからだ。中澤氏は「事務作業の中には、たとえば文字列のコピー＆ペーストなど、繰り返し行う定型業務があります。こうした作業を工夫して自動化し、効率を上げている担当者が一定数存在するのです。当社では、そうした人々を『事務作業とプログラムの両方の素養を持つ』RPA業務に最適な人材と考え、率先して仲間に加えています」と説明する。
こうした人材は学習意欲も高く、エンジニア業務などについて勉強会を開くなど、業務について日々熱心に学んでいるという。これは、「企業にとって最も大事なのは『人』だ」という同社社長・藤方裕伸氏の考えに通じる。「社員一人ひとりが持つ経験が、企業としての武器になる」という価値観が、同社にはしっかりと息づいているのだ。
導入して終わり、ではない
顧客へのケアも充実
澤 佳代子
では、自社が実際にRPAを導入したら……。本当に使いこなせるのか、不安に感じる人も多いだろう。MNTではそうした不安を解消するため、顧客向けの勉強会を開くなどの取り組みを行っている。中澤氏は「RPAの作業手順は簡単で、誰でも使えます。しかし、正しく使いこなせるかというと別。そういう困った時の窓口として当社を使っていただければよく、最初から完璧に使いこなそうと気負う必要はありません」と語る。
RPAは、実際に使い始めてから「もっとこうしたい」と機能改善・追加の要望が出るケースが多いという。業務の整理・構築から運用に至るまで、ユーザーである事務作業員とMNTエンジニアの密なコミュニケーションを通じて、ベストなものをつくり上げていく姿勢だ。こうしたニーズに応えるため、MNTはさまざまな契約形態に対応している。
たとえば製品の導入や作成支援を包括した契約を結べば、導入後もさまざまな対応が可能だ。また、すでに他社製品を導入済みの企業から、別途MNTのサポートを受けたいといった要望もあり、対応している。
中澤氏は「当社はマルチベンダーとしてさまざまな製品を扱っています。だから、お客様各社の事情やIT環境に合わせた、最適なツールをお薦めできます。ベンダーから押し付けられるシステムではなく、あくまで身近で使いやすいものを目指しています」と胸を張る。
IT技術を取り入れたい企業にとって、こうしたMNTのサービスは大いに頼れる存在だろう。設立5年、多くの仲間を正社員として迎え、大きく飛躍を遂げつつある同社。AIやIoTを中心に幅広い事業展開を目指す中、RPA事業はひときわ大きな可能性を秘めているようだ。
