「働き方を変えるには、使う端末も、多様な業務や働き方に対応する必要があります」と日本マイクロソフト クラウド＆ソリューションビジネス統括本部 Windows ＆ デバイス営業本部 デバイス営業部 担当部長の今野拓哉氏は話す。
オフィスで使う端末であれば、WordやExcel、PowerPointなどによる企画書や報告書、プレゼンテーション資料などの作成によく使われるだろう。顧客対応で使う端末は電子カタログなどで使われるうえ、契約書など顧客に入力を依頼することもあるだろう。PCとしてのキーボード入力、タブレットとしてのタッチ入力、ペンを使った手書き入力などが併用できること、すなわちPCのメリット、タブレット端末のメリットを兼ね備えていれば最高だ。
また、同部担当部長の松本徳充氏は「PCとタブレット、両方の良さを兼ね備えた『2 in 1』の端末を普段は販売時点情報管理端末(以下POS)として利用し、POSとして利用しない時は接客端末として1台を2つ以上の役割で活用している企業が増えてきています。『2 in 1』端末であれば、事業や業務のさまざまなシーンも柔軟に対応できるでしょう」と話す。
電子カタログなどを利用するために、営業担当者にタブレット端末を支給する企業もある。提案の機会は増えているようだが課題もある。
今野氏は次のように話す。「WordやExcel、PowerPointなど、社内で使っているOfficeアプリケーションを外でも使いたいという要望が根強くあります。タブレット端末ではメール程度しかできないということも多く、業務では使えないという声も少なくありません。」確かに、提案書の修正や業務報告書の作成など、Officeファイルの修正を場所を問わず行えれば、アポイントとアポイントの隙間時間も有効活用でき、直前まで顧客への提案をブラッシュアップできる。
松本氏はさらに、BCP（事業継続計画）の点で、課題を指摘する。大きな災害などの際には、文字どおり「いつでも、どこででも」業務を行えるようにすべきだが、外に持ち出せないデスクトップPCはもとより、ノートPCやタブレット端末であっても、業務アプリケーションと連携していない端末ではそれができないからだ。
「業務用のノートPCと言えば、これまでは安価で、低スペックなもので、持ち出し禁止という考え方が主流でしたが、万一の際に使えないようでは、リスクにもなりかねません」業務アプリケーションを社内と同様に使えるようにするには、セキュリティの確保は当然ですが、快適に利用してもらうためにCPUの性能やバッテリー稼働時間などについても、高いスペックが求められるだろう。
「営業部門などで顧客対応のスピードを上げたい、業務の生産性向上を図りたいという企業は多いでしょう。しかし、そこでネックになるのが、パソコンの持ち出し制限です」と松本氏は指摘する。
営業効率を上げるためには、移動中や出張先、自宅などでも、会社の自席と同じ環境で業務ができることが望ましいが、セキュリティの観点からパソコンの持ち出しを禁じている企業が少なくない。持ち出し禁止となると、契約などの手続きは社に戻って行うことになるので労働時間に無駄が生じる。何より、顧客への対応に時間がかかり、顧客満足の低下や機会損失になりかねない。
さらに今野氏は、「外でも安心してPCを使うことができる仕組みが必要です。端末の紛失による情報漏洩だけでなく、ショルダーハック（パスワードの盗み見）などの問題もある。。これらを防ぐ高度なセキュリティにより社内外で共通のセキュアな環境を実現することが必須です」と語る。例えば、端末紛失時でもハードディスクそのものの暗号化がされていたり、生体認証が設定されていたりすれば、本人自身がいなければ情報にアクセスすることができないため、情報を盗み見られることがない。
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