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オフィスの「ストレス」――原因は複合機だった!

~スマートに仕事をするための複合機の選び方~

「大事なプレゼンの当日に限ってプリンタが壊れる」「急いでいるときに限って何度も紙詰まりなどのトラブルが起こって業務に支障が出る」「モノクロでよかったのに間違えてカラーでプリントしてしまった」といった複合機やプリンタに関する悩みの声を聞くことが多い。また「機能が多くて使い方がわからない」「それにもかかわらずランニングコストが高い」というのもよく聞く意見だ。実は、こうした不満は使い方次第で解消できたり 、これらの課題を解決する新発想の複合機も登場しているようだ。

複雑な機能・機構を備えた複合機に
ありがちなトラブルとは

複合機とはコピー、プリンタ、スキャナー、ファクスなどの機能が、文字どおり1台に「複合」されたものだ。多くのオフィスで採用されているが、それゆえに課題も生じている。

楽天リサーチが2014年12月に行った「ビジネスパーソン1200名に対する複合機に関する調査」によれば、「複合機トラブルがおこった際に保守員を待っていた平均時間が1時間以上」と答えた人が77%、「複合機のトラブルに遭遇しストレスを感じている」と答えた人が83%に達しているという。今や、複合機に対して困っていないと答える人のほうが少ない状況なのだ。

機器は進化しているはずなのに、なぜ悩みがなくならないのか。大きな要因の一つとして、年々複合機の機能が増え、ハード、ソフトともに複雑になっていることが挙げられる。

当然ながら、機構の設計が複雑になると、「紙詰まりのエラー表示が出ているが、カバーを開けてもどこが詰まっているのか分からない」といったことになりがちだ。結局、保守員に来てもらって直してもらうことになる。その間、業務が止まるため、機会損失にもなりかねない。

小さく、シンプルな構造で注目される
LEDヘッドプリンタ

複合機のトラブルで業務が止まることは時間のムダにほかならない。毎月高額な保守費用を払っている企業もあるだろうが、その理由が「トラブルに備えて」というのでは本末転倒だ。

これらの課題を解決する方法もある。一つは、シンプルな複合機を選ぶことだ。たとえばプリンタには、インクジェットプリンタ、電子写真方式プリンタ、ドットインパクトプリンタ、昇華型プリンタなどがある。ビジネスの現場で広く使われているのが電子写真方式プリンタである。電子写真方式プリンタにはさらに「レーザープリンタ」と「LEDプリンタ」がある。

最近になって注目されているのがLEDプリンタだ。大きな特長は、LED方式は光源から感光ドラムまでの距離が短くてすみ、コンパクトな設計にできることだ。A3カラープリンタでも、卓上におけるほどのものもある。

新発想の製品も登場

LEDプリンタは、機構の設計もシンプルである。最近では、あらかじめ誰にでもメンテナンスができるような構造に設計した製品も登場し保守員ありきの常識を覆している。また、複合機の機種にもよるが、実は便利な機能がついているにもかかわらず、使いこなせていないという例も多く見受けられるようだ。そこで下のバナーからダウンロードできるPDF『知っておきたい複合機の裏ワザ』 では、業務の課題を解決するさまざまな複合機の使い方の裏技の解説や、メンテナンスが簡単にできる複合機の紹介をしている。

選び方次第で、業務の効率化ができるだけでなく、コスト削減も可能となるため、複合機の時間のムダ、経費のムダ、ストレスのムダを削減したいと考えている人はぜひチェックしてほしい。