深刻な人手不足、高齢化に直面した企業は
どのように生産性を上げればよいのか
～企業は1年のうち｢18日間｣を、会議のためだけに費やしている～
人口構造の変化は避けられない
生き残るにはこの変化にも対応するしかない
アプリケーション&サービス マーケティング 本部
シニアプロダクトマネージャー
黒澤 恵梨香
企業のワークスタイル変革支援に取り組む日本マイクロソフトで、Office365のシニアプロダクトマネージャーを務める黒澤恵梨香氏（アプリケーション&サービス マーケティング本部）は、日本企業の99％を占めるとされる中小企業を取り巻く環境は依然厳しいと指摘する。事実、2015年版の中小企業白書によると、利益の減退を実感している企業が4割を超えている。2013年あたりから景気は上向いているとも言われるが、恩恵をそのまま得られる企業はけっして多くない。
加えて、日本企業が直面しているのが「人手不足」だ。少子高齢化により、従業員の高齢化、引退が進むなか正社員の採用は少ない。さらに貴重な戦力である現在の従業員も、共働き時代の育児はもちろん、親の介護という問題を抱えている。「介護とビジネスの両立という問題は、いまやほとんどの従業員が直面することになる」と黒澤氏は指摘する。
海外進出を果たしている企業はいまや中小企業でも1／4に上るとされるが、人手不足はグローバル化による事業拡大を阻害する要因ともなる。無論、現地で従業員を採用するだろうが、日本から出向する人員も発生する。海外事業に限らず、新事業の分野に取り組む場合も、既存の人員を割かなければならない。
業務を複数兼任させるにしてもワークタイムには限度があり、過度な負担は従業員のモチベーションを下げ、結局は生産性の低下へとつながる。
人手不足のなかグローバル化をはじめ事業を拡大し、利益を上げるにはどうすればよいのか。黒澤氏は解決策をこう表す。「少人数で最大限の生産性をグローバル基盤で上げる」と。少人数の優秀な人材、あるいはチームワークを駆使し生産性を上げる。それには時間と場所の制約のない利用環境を整備し、新たなワークスタイルの推進、変化への対応力を加速しつつ、一人一人の付加価値を最大化する働き方を企業は構築する必要があり、ITベンダーはそれを全力でサポートしなければならない。
生産性を上げるのに必要な「4つのC」と呼ばれる要件
アジアパシフィック地区代表
マーク・リー
過去多くの企業は新技術を導入することで、生産性を向上させることに成功してきた。新しいチームワーク、ワークスタイルの進化もまた、技術によって達成することができる、と考えているのがJabraブランドでオフィス向けをはじめハンズフリーソリューションの世界的なリーディングカンパニーとなっているGNネットコムだ。
GNネットコムの親会社であるGN Store Nordは、145年にもわたってコミュニケーション事業に取り組んできたデンマークの企業。日本に初めて進出したデンマーク企業であり、かつては欧州～シベリア～上海～長崎と、“電報”ネットワークを敷設した実績もあるなど、日本との歴史的つながりは深い。
世界初のノイズキャンセルマイクロホンの開発をはじめ、JabraのBluetooth製品や、補聴器の分野でも優れた性能、技術を証明しており、加えて「北欧デザイン」とも呼ばれるシンプルで洗練されたデザインもあって、現在は、ヘッドセットなどコミュニケーションデバイスの分野で世界的なシェアを持つに至っている。
そのGNネットコムのアジアパシフィック地区代表マーク・リー氏は生産性を上げるために必要な「4つのC」について説明する。それが以下の要件だ。
1.Conversation（会話）
2.Concentration（集中）
3.Communication（交流）
4.Collaboration（協調）
Conversation=会話の重要性については言うまでもないが、従業員個々のレベルでは業務の明確化につながる。チームのミーティングは円滑な業務の推進に寄与するだけでなく、メンバーのモチベーションを向上させる。会議を行うことで事業の目的・方針も定まる。
一方で個々の従業員の生産性向上にはConcentration=集中、集中力が求められる。そこで問題になるのが、オフィスで生じる“ノイズ”だ。リー氏によれば「約7割の人が影響がある」と考えているという。このノイズについては、既にJabraのブランドで「EVOLVE」と呼ばれるオフィス向けのワイヤレスヘッドセットに、アクティブノイズキャンセリング搭載のモデルが発表されており、企業に導入が進んでいる。採用したユーザーの70％以上がノイズを排除できることで、「25％生産性がアップした」と回答した優れた製品だ。
Communicationについても、すでに様々なプラットフォームが採用され、またIPソリューション、ハードウェア、ソフトウェアが各企業に設けられているだろう。ミーティングエリアの設置、オープンオフィスの導入といった、協力しながら効率的に業務を遂行するための多くの施策が取り入れられている。
そして最後に残るのが、Collaborationだ。ここで言うコラボレーションとは同僚や国内外取引先との連携を意味する。多くの場合、コラボレーションしたい相手は遠くにおり、スムーズな連携の実現に必須と言えるのがWEB会議システムとなる。
生産性向上の死角は「会議」にあり
WEB会議システムが築く新しいチームワーク
代表取締役社長
安藤 靖
しかしときには“会議”こそ「生産性が無い」と批判されることもある。だがGNネットコムジャパン・代表取締役社長の安藤 靖氏によれば、Jabraが日本を含む世界の約3,000名のビジネスパーソンを対象にした調査では、92％のユーザーから「“有効”な会議は業務に効果がある」と肯定的な答えが返ってきたという。
無論一方で、36％のユーザーは「会議が無駄」、63％のユーザーは「会議開始前の機器設定トラブルがプレゼンに悪影響を与える」と答えており、有効な会議を実現することがいかに難しいかも示している。
安藤氏は「企業は1年間に18日を会議に費やしている」と語り、こういった些細な機器設定のミスなどにより、有効な会議を実現できないことで、米国では年間37億ドルの損失が発生しているという。
WEB会議システム自体は既にありふれたソリューションだが、スムーズな運用という視点で見るといまだ課題が多く、場合によっては機器そのものが古いワークスタイルの象徴と見なされ、使用頻度が減っている企業もあるのではないか。だがそれはそのままCollaborationの機会を喪失することにつながっている。
スムーズな機器設定が可能なWEB会議システムへの更新・導入は、そのまま生産性の向上につながると言っても過言ではない。Jabraの新しいスピーカーフォン「Jabra SPEAK810」はまさにそれを実現した製品だ。
既存のWEB会議システムでは、会議を始めたくとも、機器設定のために約3分程度の遅れが発生する、と安藤氏は指摘する。だが「Jabra SPEAK810」はそれが「7秒」で済むという。ボタンがたった5個という構造により、ユーザーインターフェースはいたってシンプルかつ直感的。さらにNFC、Bluetooth通信への対応、USBに、iPhoneなどのスマートフォン、タブレットととも3.5mmイヤホンジャックでつながるという簡便な接続性で、操作に迷うことが無い。
さらに会議中に問題になるのが「音質」だろう。WEB会議の“向こう側の声”が聞き取りにくい、という経験は誰しもあるのではないだろうか。とくに10数人で会議を行っていれば、より可能性は高まる。些細なことではあるが、音声が聞こえにくく、誰が発言したのか判断できない、そのために会議が中断する、理解が進まないのであれば、それは生産性の阻害要因と言える。
「Jabra SPEAK810」はクリアなサウンドを実現しているうえ、「ZoomTalk」と呼ばれる機能があり、15人程度の参加者がいたとしてもスムーズに音が聞き取れる。これは安藤氏が言うところの「人の耳」と同じ役割を担い、発言者を認識し、その方向へとマイクの収音機能を向かわせる。周辺のノイズは可能な限り排し、発言者とスピーカーフォンの距離が遠くとも聞こえやすい。
すでにJabraには少人数会議向けで成功している「Jabra SPEAK 410/510」があり、卓上コンパクトUSBスピーカーフォンの市場では50％以上のシェアを獲得。実績は申し分ない。
遠く離れたチームと、あるいは顧客と、スムーズなコラボレーションをとることで、人を増やさずとも効率的に業務をこなす。そこには新しいWEB会議が必要だ。
