ノー!英文メールでその「件名」は使わないで

60日集中特訓!ビジネス英語術 第1回

相手に「読まれる」英文メールの件名とは(osca/PIXTA)
2日休んで翌日に5時間勉強するよりは、毎日英語に15分触れる方が格段に2カ月後のあなたを変えるはず。英語は結局“ちょっとの努力を持続できる人”だけが近道を行ける
この連載では、これから60日間、通勤中やランチ時間などちょっとしたすき間時間に学べる表現や言い回しなど、ビジネスで有効かつ、相手に好感を持たれる”デキる表現”を月曜日から金曜日まで紹介していきたいと思います。毎日の少しの積み重ねが大きなステップアップにつながるということを、皆さん体感して下さい。

英文メールで件名が大事な理由

さて、昨今はビジネスにおいてメールは欠かせないツールになっており、海外取引先とやり取りをする際にメールを利用する方も多いでしょう。そこで、これから1カ月間、文法的に正しいことはもちろんのこと、効率的かつ相手に「好かれる」英文メールの作法をお教えします。

英文メールでは件名が大事になってきます。なぜならば、件名によってはスパムメールコンピューターに判断されてしまい、相手に読んでもらえないことがあるからです。

避けたい件名例
Congratulations! おめでとうございます!
Call now 今すぐお電話を
Thank you  ありがとう
Question   質問
Document 文書
Information   お知らせ
New product  新製品
Good news  耳より情報
Order  注文
Shipment  発送
Urgent   緊急
Meeting  会議

これらのタイトルが自動識別機能でスパムメールに振り分けられなかったとしても、一日に100通以上のメールを受けとっている人は、内容が分からないような件名だと(例:Thank you)それだけで開く事をやめてしまいます。メールの内容に即した事を、簡潔に書き加えた件名が、読んでもらう確率を上げます。(例:Thank you very much  for your invitation.)

適切な件名例
Congratulation for your promotion  昇格おめでとうございます
Project meeting on June 29th  6月29日のプロジェクトミーティング
Thank you for your visit  ご訪問ありがとうございます
Inquiry about the shipment 発送についてのお問い合わせ
Request for the estimate お見積りのリクエスト
Product purchase; item 3002 商品番号3002の注文
Regarding/About the samples  サンプルの件について
Product shipment for order No.5   注文番号5番の発送について

これら全てはタイトルを見ただけで、メールの中身の予想がつきます。こういう「予想のつく件名」がビジネスでは求められます。なぜなら、日に100通以上ものメールを受け取る人は、開くメールの順番にも優先順位をつけています。自分のメールが最後に開かれることにならないように、特に返事を急ぎ欲しい時には、こちらからも「早めに開いていただく配慮」をすることが、ビジネスでは大事になってきます。

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