恐るべし！トヨタがあぶり出す｢7つのムダ｣ このカイゼンで､仕事はもっと楽になる

先ほどの仕事の分類と合わせて、たとえばこのような表にまとめると改善が進みます。

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必要な仕事に進めず、一時的にやることがない状態。オフィスでは、次項目の「加工のムダ」と並んで、非常に多くみられるムダです。

改善のポイントは、各業務に必要なリードタイムを意識して、仕事を進めること。たとえば、ある資料の作成のために別部署に調査を依頼するケース。ここでは、情報がほしいタイミングから調査に必要な時間を逆算したタイミングで、仕事を依頼すると効果的です。あるいは、細切れの時間が発生したときのために、5分ならこの仕事、20分ならこの仕事など、事前に仕事を決めておくと、細かい時間も有効に使うことができます。

本来の仕事の完成度とは関係のない部分に、時間やパワーを注ぐこと。具体的には、社内の限られた人しか参加しない会議資料を凝った作りにすることなどです。

改善のポイントは、業務の目的を明確にして、何が重視されるのかを見極めること。スピードなのか内容なのか、内容でも項目なのかビジュアルなのか。たとえば先ほどの会議資料の例であれば、社内向けであれば討議項目が事前に箇条書きで整理されていれば十分です。一方で、同じ資料でも社外コンペであれば、事情は一変。内容に加えてビジュアルにもパワーを注ぐことで、受注可能性が高まる、つまり、達成度が大きく変わってくるのです。

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ある銀行の支店での顧客の歩行の様子

これは、付加価値を生まない歩行・物の運搬・情報の流れのこと。このムダは状況を見える化してみることで現状を把握しやすく、比較的改善がしやすい内容です。

たとえば、冒頭の自己チェックシートで上げた「用事を思いついた都度離席している」のケースでは、極力一度の離席で用事を終わらせることができるようにします。あるいは、自分で物の配置を工夫できるのであれば、物の配置自体を変えるのも一手です。

不要な備品・書類・データを持つこと。在庫のムダは、必要なものを探すムダや間違えるムダ、あるいは、保管・管理のための余分な工数・コストなど、多くのムダの原因となります。

改善方法は、自分自身にとって本当に必要な物は何かを明確にし、それ以外の物は捨てること。これは5Sにおける「整理」を行うことで大幅に改善が可能です（詳細は次回）。