会議が無駄な時間に終わるのを防ぐ意識ポイント 会議は5種類､目的によって所要時間は変わる

会議の種類はいくつもあるので、それぞれの特徴と重要な要素がわかるように、下の図にシンプルにまとめた。

この分類に従って会議を5つに分けると、目的に応じてプランを立て、いちばん大事なことを視覚化し、いちばん効果的に伝わるストーリーを構築する道筋が定まりやすくなる。

目的に応じた5種類の会議

図を見ればわかるように、あなたが主催もしくは出席できる会議は5種類だけだ。会議で成し遂げたいことが何であれ、それに適した会議はこの5つのなかに必ずある。

『THE POP-UP PITCH 最もシンプルな心をつかむプレゼン』P.46より

これはもっとも基本的なタイプの会議で、もっとも頻繁に開かれる。この会議の目的は、出席者に新たな情報を周知することにある。出席者に何を期待しているかを伝え、期待どおりの行動をとってもらうのだ。

それには、「内容の明確さが何よりも重要」になる。そこでポジティブな説得という形をとれば、伝える新情報が重要なもので、その情報に即した行動をとらねばならない理由が伝わりやすくなる。この種の会議の理想的な所要時間は15～30分だ。

出席者全員が決断の当事者

これは、主催者と出席者がその場で決めなければならないことがあるときに開かれる会議だ。出席者全員に発言する機会があり、決断の当事者であるという自覚を各人が多少なりとも抱くのが理想的だ。

だが何よりも大切なのは、「決定されたことは何で、次に何が起こり、その責任者は誰かを、全員が正確に把握すること」だ。ポジティブな説得という形で会議を進行すれば、決断しなければならないことを設定し、合意に向けて意思決定のプロセスを進めやすくなる。選択肢の吟味や議論をどの程度求めるかにもよるが、この種の会議の理想的な所要時間は40～55分だ。