仕事が早い人に共通する｢メール送信｣4つの習慣 ｢文章は短く｣が原則､お礼メールは不要な例も

ビジネスの世界では、「仕事ができる人はメールの返信が早い」と思われていますが、私はそれが正解とは思っていません。

メールを書いて送信する→相手からの返信を待つ→返信を読んで、新たに付け加えて再送信する→また返事を待つ……というラリーを何度も繰り返していたのでは、多くの時間を奪われてしまいます。

私は、「仕事ができる人はメールの文面が短い」と考えています。短い文面で不要なラリーを回避することが、メールにかかる時間を短縮することにつながります。

これは戦略コンサルタントの仕事を通じて実感したことですが、すごい経営者ほどメールの文面は極端に短い傾向にあります。

「わかりました」「承知しました」

たった1行だけで、「お世話になります」や「よろしくお願いします」などの社交辞令は見事にカットされています。短いメールは、「経営者あるある」といっていいほど、共通した特徴です。

その背景には、「できる経営者は時間を無駄にしない」「すべてに合理的」「簡潔な文面でも相手に失礼と感じさせない立場にある」など、たくさんの理由が考えられますが、その姿勢には見習うべき要素があります。

多くのサラリーマンは、相手に失礼にならないようにするため、時間をかけて長々とていねいなメールを書いていますが、簡潔な文面でも、トラブルにならない方法はあります。

覚悟を決めて短い文面にしてみる

これまでにていねいなメールを送っていた相手に対して、急に簡潔なメールを送ると、「いきなりどうした？」と不審に思われてしまいますが、新たに関係を築いた相手であれば、覚悟を決めて短いメールでスタートしてみることです。

メールが届いたら、すぐに読んで返信するのではなく、わざと1日くらい寝かせてから、1行で返してみるのです。

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「了解しました」

メールを受け取った相手は、「ずいぶんと無愛想なメールだな」と感じるでしょうが、それが毎回のことであれば、徐々に「こういうスタイルの人なんだね」と理解するようになり、回数を重ねるごとに、それが普通のこととなります。

「すぐに返信は来ないけど、1日くらいで確実に連絡は来るな」

相手がそう思って「安心」してくれるようになれば、いたずらにメールのラリーが続くこともなくなります。これが、メールの「キャラ設定」です。

極端に短いメールを受け取ったことがある人なら、すでに同じような経験をしているのではないでしょうか？ 最初のうちは「ぶっきら棒な人だな」と思っても、それが常態化すれば「無駄を嫌う効率的な人なんだ」と受け取るようになります。

この「キャラ設定」というメール術は、決してエキセントリックな方法ではなく、仕事のできる人は、すでに当たり前にやっていることです。