仕事ができる人の｢文具の使い方｣ベスト5 コクヨの社員はこうして生産性を上げている

コツ2：「色分けフォルダー」を使う

増えるばかりの書類を減らすために、4つの個別フォルダーに仕分けをして、不要な書類を洗い出す。こうした技術を駆使する社員もいます。

書類を減らすには4つの個別フォルダーに仕分けをして不要な書類を洗い出しましょう

4つの個別フォルダーの内訳は次のとおりです。

個別フォルダーにはラベルも付けますが、異なる色のフォルダーを用意して色分けして使ったほうが、感覚的に「これはミドリ（廃棄）、これはムラサキ（仮保管）……」などと仕分けしやすくなります。捨てるか残すか判断できず、フォルダーに仮保管した書類は、ちょっと時間を置いてから、判断をします。

半端に使わないことで、情報がシンプルにまとまる

コツ3：「手帳兼ノート」を1冊もつ

ある社員は、B5サイズのバインダーノート（ルーズリーフを入れて使うもの）を、手帳（スケジュール帳）兼ノートとして使用しています。

これにすべてまとめているのでこの1冊だけを持ち歩けばOK

スケジュールやメモ書きは、これにすべてまとめており、この1冊だけを持ち歩けばよいのでラク、とのことです。以前は、ノートと手帳を別に買っていました。その後、ノートをやめて手帳だけを買うことにしたら、月ごとに付随するページだけではメモをとるスペースが足りない、あるいは余ってしまう……、という困った状況に。

こうした中途半端な使い方をすることに納得がいかなかったため、いろいろ考えた結果、現在のルーズリーフの運用にたどり着いたそうです。

「今月は打ち合わせが集中して、メモのスペースが足りない！」というときにも、ルーズリーフなら、すぐに補充できるので便利とのことです。