「イラっとさせられる文章」に共通する3大NG

結局何が言いたいの?と言われる原因はこれ

指示語の少ない文章は、きゅっとネジが締まって、文章にぐらつきがなくなります。文章がぐらつかないということは、誰が読んでも同じように伝わるということ。今まで、文章でのコミュニケーションがうまくいかなかった人は、ぜひ、気にしてみてください。

つい使いがちな「ビッグワード」にも注意

最後に、「ビッグワード」についても触れておきます。

これは『できる人が絶対やらない資料のつくり方』などの著者である清水久三子さんに教わったことですが、ビッグワードとは、言葉の解釈の範囲が大きすぎて、受け取る人によって印象が変わってしまう言葉を指します。

この「ビッグワード」も、ビジネス文書の中でできるだけ使わないほうがよい言葉のひとつです。

■ビッグワードは「何も言ってない」のと同じ

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たとえば「最適な解決策」「迅速な処理」などの言葉は、何かを伝えているようでいて、実は何も伝えられていないビッグワードの典型です。

「最適」とは何を基準に最適と判断するのか、「迅速」とはどれくらいの速さなのか、などを明確にすることによって、はじめて読む人にとって意味のある文章になります。

特に企画書や提案書などでは、耳当たりのいいビッグワードを並べてしまいがちですが、そのような企画書や提案書には、「実態」がありません。実態がないだけではなく、解釈があいまいなままプロジェクトが進むと、結局効果があったのか、なかったのか、判断する指針もなくなってしまいます。

これらのビッグワードを、誰が読んでも同じ解釈にたどり着く言葉に置き換えていくと、伝わり度がぐっと変わってきます。

■ビッグワードは定義付けする

もし自分が書いた文章の中にビッグワードを見つけたら、そのビッグワードが何を指すのか、自分なりに定義付けした言葉に置き換えましょう。

たとえば、「問題の解決」であれば、

「問題」→「1割の商品に納品の遅れが生じていること」
「解決」→「すべての商品が、納期の3日前には検品完了している状態」

などと定義するのです。

「社内コミュニケーションの充実」であれば、

「社内コミュニケーション」→「部署間を超えた交流」
「充実」→「ミーティングへの全員参加」

などと具体化します。

このように、ビッグワード(広義の言葉)を細かく砕いてスモールワード(狭義の言葉)に定義し直すことによって、誰が読んでも誤解のない文章になります。

ビジネス文書から排除したほうがいい、3つの要素。いかがでしょうか。ぜひ、ご自身の文章を見直してみてくださいね。

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