人望のない人は「たった一言」が添えられない

ビジネスで好まれる話し方と頼み方のコツ

これは、管理職の視点で見ると明白です。

大手企業を中心に数十社の管理職に「部下や取引先との付き合いで腹が立ったこと」についてアンケートを取ったところ、およそ50%が「報告・連絡・相談の質」と回答しました。つまり管理職の2人に1人が、部下からの要領を得ないホウレンソウに内心イラついていたのです。

わかりにくく長ったらしい話はミスの原因となるだけでなく、相手の貴重な時間を奪うもの。そのためホウレンソウは「自分が言いたいこと」ではなく、「相手が聞きたいこと」を簡潔に話すのが鉄則です。その意識が欠けていると「で、結局何が言いたいの?」などと言われ、相手からの評価は下がるのです。

3ステップ「報・連・相」で仕事は倍速に

私は数々の企業でビジネス会話の研修を行ってきましたが、ホウレンソウの苦手な人には“ある特徴”があります。

それは「思ったこと(主観)」と「起きたこと(事実)」を混同しているということ。どういうことか、一例を挙げてみましょう。こんな報告をされたことはありませんか。

例)来月納品予定の商品が、部品の発注トラブルで間に合わないことを報告するとき

×悪い例
すみません、ちょっとマズいことになりました。頼んでいた部品が間違っていたようなんです。発注するときには確認したつもりだったんですが……。それで発注先に確認したら「できるだけ急ぐけれど、納期に間に合うかはわからない」と言われました。なので、すぐに人を増やすなどして対応したほうがいいと思います。

この例では、

マズいことになった(主観)
→頼んでいた部品が誤っていた(事実)
→自分は確認したつもりだった(主観)
→納期に間に合うかはわからない(事実)
→人を増やしたほうがいい(主観)
と、主観と事実(客観)がない交ぜになっています。

このような報告では事態を正確に把握することが難しく、イライラはつのるばかりです。

まず知りたいのは「起きたこと(事実)」。現状を正確に把握できなければ、その後取るべき対応も判断できません。だから個人的な「理由」や「意見(感想)」は不要なのです。

これをもとに、先ほどの報告例を言い換えてみましょう。

次ページ言い換えると、短くても把握しやすい内容に
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