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もっと楽するワークスタイル変革へ

業務を効率化するための社内改革が、逆に現場の負荷を増してしまう。あるいは、ガバナンス強化という号令のもとに提出する文書や報告書のたぐいに忙殺されてしまう。手段と目的がねじれ、仕事のための仕事が増えている組織も少なくないだろう。中堅企業にとっても、例外ではないはずだ。第三者への説明責任を果たし、業務の透明化を担保しながら、いかに勝ち残るための取り組みを強化していくのか。しかも、現場の負荷を減らしながら。もはや、厳しい競争環境は発想の転換を促しているとも言えるだろう。

どうすれば楽をできるかを本気で考えよう

ワークスタイルを変革しようとする時に仕事の仕分けをすると、ムダな業務が浮かび上がってくるはずだ。

たとえば、それは誰のための業務なのか、どのようなプロセスでどことつながっているのかなど、一つひとつを仕分けの遡上にのせれば、なぜ、こんな業務を放置してきたのかといった事例に直面するのではないだろうか。業務そのものの妥当性を見直し、ムダな業務にメスを入れていくことができれば、現場の負荷は軽くなるだろう。ワークスタイルを変革したら仕事が増えた、というのでは意味がない。ワークそのものを楽にしていくという視点が欠かせない。

「楽ではない」手間がかかる仕事の一つとして、経費精算業務が挙げられる。実際、面倒な作業にストレスを抱えているビジネスパーソンは多いのではないだろうか。

本当は1件でも多く客先に訪問したり、その準備をしたりする時間がほしいのだが、手帳を見返し、使用した駅の正式名称やルート、交通費をネットで調べ、一つひとつ数字を入力していく。たまった領収書も処理しなくてはならない。経費精算を承認する上司にしても、忙しいタイミングに限って経理担当者から督促を受ける……。経理担当者もミスの多い申請をチェックするだけでも時間を取られてしまう……。

多くのビジネスパーソンがムダな作業と認識しているにもかかわらず、放置されてきたのが経費精算業務とも言えるだろう。

現場、管理職、経理部門をもっと楽に

こんな試算がある。従業員300人規模の会社全体で経費精算業務に費やす時間はおよそ1881時間。が、これらの時間は、約5分の1まで減らすことができる。申請者である営業部門をはじめとする現場、承認者である管理職、そして経理部門それぞれに大きな時間削減効果が見て取れる。まさに皆が楽をするワークスタイル変革が実現できるのだが、一体どうしてだろうか。

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