ラクス

ムダを徹底排除し
もっと強い企業へ

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企業を強くするためにはさまざまな方法がある。コア業務ではないムダな作業を効率化してコストを削減することも、収益体質の強化につながる。業務を効率化すればその分、社員はより付加価値の高いクリエーティブな仕事に集中できるようにもなるだろう。ITを使って業務を効率化すればケアレスミスが減少し、社員のストレス低減やモチベーションの向上に結び付くかもしれない。そしてそれは、企業の競争力強化をも促進するはずだ。

経費精算業務に
5335時間を費やす

いつの時代にも企業にとって、業務の効率化は重要な課題である。とりわけ現在のようにグローバルな規模で企業間競争が激化している状況下にあっては、業務の効率化による生産性の向上は、勝ち残るための優先順位の高い課題といえる。

もちろん企業もそうしたことは十分認識しており、さまざまな領域で業務の効率化に取り組んできた。だが、多くの企業が見過ごしてきた領域が、まだある。交通費や出張費などの経費精算業務だ。

実際に、経費精算業務にどれほどの時間とコストがかかっているのか、正確に把握している企業は少ない。しかし従業員数1000人規模の企業の場合、なんと年間約5335時間もの時間を経費精算業務に費やしているというデータがある(ラクス試算による)。

夕方、外回りから帰ってきた営業社員はまず報告書を書き、それからおもむろにその日使った交通機関の運賃をネットで調べ、それを伝票に記入したり表計算ソフトに入力したりする。が、当日中に伝票に記入できることはほとんどないだろう。社内の打ち合わせや上司への報告などに追われ、ついつい後回しにしてしまいがち。記憶を頼りに何日分かをまとめて計算したりもする。当然、記憶違いや漏れが発生しやすい。入力間違いもあるだろう。

ムダの削減が
競争力の強化に

IT時代、ネット時代と言われながら、現実のオフィスではこのような光景が毎日のように繰り返されているのではないだろうか。ラクスの調査によれば、経費精算業務を紙や表計算ソフトで行っている企業の割合は、69%にも達している。

コスト削減や業務の効率化がこれだけ指摘されている中で、なぜ経費の精算業務は見過ごされてきたのか。

その答えの一つは、関心の薄さ、ではないだろうか。交通費などの経費精算業務は他社と比較する機会もほとんどなく、非効率ということに気がつかない企業も多い。それどころか経費精算業務に関しては、効率化とかコスト削減という発想すらない企業も少なくないという。そのため経費を申請する社員にとっても、それを承認する上司にとってもムダの多い面倒な作業であり、事後処理をする経理にとっても大きな負担になっているにもかかわらず、多くの企業で放置されてきたのだと想像できる。

しかし、経費精算のムダを削減できれば、申請者である社員も承認者である上司も入力や確認などの単純作業に追われる経理も、浮いた時間をもっと生産的で重要な業務に使うことができる。そうすれば当然、生産性は向上し、企業の競争力、成長力の強化にもつながるだろう。

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