さて、ビジネスでのメール利用でとにかくいちばん困るのが、返信が必要なメールに返信がこないことです。メールの返信がなくて、メッセやはてはケータイに電話して催促したことありませんか。返信がない、もしくは遅れるというのは、もちろん基本的には送付相手の問題です。時間がない、まだ返信できないとかいろいろな理由が考えられます。
しかし、ホントにそれだけでしょうか。普段いろんなメールをもらっていて、なぜかあの人からのメールにはすぐに返事をしてしまうという体験ありませんか。いいメールって、すぐに返信を思いつくことができる構造になっているのです。だから、なんでメールの返信ないんだよ！って憤る前に、まずは自分ができる努力として、作法としてメールの書き方を見直してみましょう。
これが「返事が来る6つの法則」だ
毎日数多くのメールを送っているとまず面倒になるのがこれです。所属する組織の名前、部門の名前、自分の肩書など、ちゃんと書きましょう。どこの誰か一瞬で思い出せないメールは相手の頭に残りません。
CCが入っていたりすると、途中からメインの相手がぼやけてくることがあります。そこで、このメールは誰宛に送付しているのかをちゃんと書きましょう。CCで送っているから相手が読んでいるだろうと思うのは間違いです。忙しい人ほど自分の名前が「○○様」と書かれていないメールは読まなかったりしますので、注意が必要です。
件名は具体的な用件を明記しましょう。初めてメールを送る場合は「株式会社○○の○○です」という件名でも許されますが、頻繁にやりとりする相手にその件名はNGです。ただし、特定のタスクにおいてスレッドで管理したい場合もありますので、同一の事柄についてのやりとりであればタイトルを変える必要はありません。
その昔、「レレレメール」と呼ばれるメールがありました。返信が重なって件名が「Re: Re: Re: 」となってしまっていたんですね。さすがに最近のメールソフトではこんなことにはなりませんが、話が途中で変わってしまったり、ステイタスが変わってしまうということはけっこうあるものです。件名とメールの内容に不一致がある場合、そのメールはどうしても埋もれてしまうので気をつけましょう。
悪い例）
Re:東洋経済の○○と申します
良い例）
【要返信】5月の定例会議出欠について
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