ファインデックス

さまざまな文書の電子化で
情報管理の新たな基盤を構築せよ

ファインデックス

昨年行われた電子帳簿保存法の改正によって、国税関係書類のみならず契約書を含めた各種文書を電子化し、効果的に管理するための基盤作りに着手し始める企業が増えている。そこで注目されているのが、医療業界に強力なシェアを持つファインデックスの総合ドキュメントソリューション「DocuMaker Office」だ。

 

代表取締役社長
相原 輝夫

長年医療業界でカルテや同意書などの院内文書の電子化に取り組んできたファインデックスでは、「今回の法改正により電子署名が不要になったことで、企業において国税関連書類の電子化は進んでいくと考えています」(代表取締役社長 相原輝夫氏)と分析するが、電子化には多額のコストとヒューマンリソースを費やす必要があることも事実だと言及する。

「医療業界では、患者のカルテがいつでも確認できるよう検索性の高い仕組みを導入することで"カルテを探す手間がなくなる"という投資に対するインセンティブがありました。しかし、企業の場合は数年に1度確認するかしないかの国税関係書類を電子化することになり、コスト効果の高い医療業界ほどインセンティブが働きづらいと考えます」

そこで、単なる電子化にとどまることなく貴重な情報資源が活用でき、法改正など市場の変化に柔軟に対応できる総合ドキュメントソリューション「DocuMaker Office」が注目を集めている。

安全性と利便性を兼ね備えた「DocuMaker Office」

国立大学病院で7割のシェアを誇る同社がオフィス向けに提供する製品「DocuMaker Office」が、なぜ他の業界でも有効なのか。それは「高度な要求やオペレーションに対応することで実装された、安全性と利便性を兼ね備えている」からだと相原氏は力説する。「安全性については、厳重に保管しなければならないカルテ情報を高速にスキャンし、電子化したうえで安全に管理し続けてきた実績があります。医療業界が要求する高次元な管理の中で鍛えられてきたため、他の業界で求められる安全性はクリアできると自信を持っています」(相原氏)。

利便性という観点では、ドキュメントの作成や紙のスキャンというベーシックな機能を持っていながら、契約書に署名や押印をするといった紙ならではの業務にも柔軟に対応できる点がメリットとして挙げられる。

たとえば、押印された契約書をスキャンする際には、本来なら検索しやすいよう"誰が何のために作成した書類なのか"といった情報を付加する必要がある。その点、文書の作成からスキャン管理までの一連の機能が備わっている「DocuMaker Office」なら、文書を作成する際にバーコードを印字し、その中に属性情報を自動的に付加しておくことができる。

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